Formation : Archivage électronique légal

Système d’information et dématérialisation dans l’entreprise

• Apport du numérique dans la gestion des archives
• Quels types de documents dématérialiser ?
• Original, copie : comment considérer le document archivé numériquement ?
• Dématérialisation et droit de la preuve
• Rappel des règles juridiques applicables à la preuve
• Les conventions sur la preuve
• La loi du 13 mars 2000 et la signature électronique
• Le cadre légal de la cryptologie

Dématérialisation et obligation d’archivage

• Archivage et obligations de conservation
• Archivage et durée de conservation : l’incidence des durées de prescription
• Quelle réglementation ? Quelle(s) norme(s) ?

Mise en oeuvre de l’archivage

• Archivage et externalisation : les clauses clés du contrat d’archivage
• Quels documents supprimer ?
• Quels risques en cas de suppression de documents archivés ?
• L’accès aux données conservées par les tiers ?
• Les réquisitions des autorités judiciaires et administratives
• Quels sont leurs pouvoirs ? Quelles sont vos obligations ? Quels sont les risques ?

Cas pratique : comment réaliser une charte d’archivage et les procédures internes ?

La conservation des documents et le respect de la loi informatique et libertes

• Comment concilier l’obligation de conservation des données et le droit à l’oubli posé par la loi Informatique et libertés ?
• Les obligations en cas de mise en place d’archives électroniques
• Les recommandations de la CNIL
• Archives électroniques et Gestion Électronique de Documents
• Les droits des personnes dont les données sont conservées/archivées
• Le risque en cas de suppression de documents

Cas pratique : comment répondre à une demande d’accès aux données conservées par une personne concernée ?

Focus : la loi sur les archives

Les entités soumises au respect de ce texte
Les obligations qui pèsent sur elles à ce titre
L’accès aux archives publiques

La conservation et l’accès aux données des salariés

• Comment y procéder dans le respect du Code du travail ?
• Comment l’utiliser dans le cadre d’une procédure à l’encontre d’un tiers ou du salarié ?