Explosion des volumes d'informations, besoins croissants de conservation des documents, avancées législatives et normatives... l'archivage électronique légal constitue un véritable enjeu stratégique pour votre entreprise. Dans l'éventualité d'un contrôle de l'administration, d'un litige ou d'une contestation, vous devez construire et exploiter une solution d'archivage électronique efficace et conforme aux dispositions légales. Cette formation vous permet de savoir quelles sont précisément vos obligations légales, quelles en sont les conséquences techniques sur votre système d'archivage et quelles doivent être les conditions d'accès et de suppression des archives.
Objectifs
- Respecter les contraintes juridiques de vos systèmes d'archivage électronique
- Réussir la rédaction de vos contrats de prestation
- Prendre les bonnes précautions lors de l'accès à vos archives
Modalités pédagogiques
- Une mise à jour des connaissances indispensables à l’archivage électronique légal.
- Des cas pratiques pour vous faciliter l’appropriation des bonnes pratiques.
- Echanges entre pairs et avec le formateur
Pour quel
public ?
- Directeurs et responsables informatiques
- Directeurs et responsables juridiques
- Directeurs administratifs
- Responsables archives et archivistes
- Directeurs financiers et comptables
- Directeurs documentation
- Juristes et fiscalistes
- DSI / RSSI
- Avocats
Les plus
- Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure
Programme détaillé
Système d’information et dématérialisation dans l’entreprise
- Apport du numérique dans la gestion des archives
- Quels types de documents dématérialiser ?
- Original, copie : comment considérer le document archivé numériquement ?
- Dématérialisation et droit de la preuve
- Rappel des règles juridiques applicables à la preuve
- Les conventions sur la preuve
- La loi du 13 mars 2000 et la signature électronique
- Le cadre légal de la cryptologie
Dématérialisation et obligation d’archivage
- Archivage et obligations de conservation
- Archivage et durée de conservation : l’incidence des durées de prescription
- Quelle réglementation ? Quelle(s) norme(s) ?
Mise en oeuvre de l’archivage
- Archivage et externalisation : les clauses clés du contrat d’archivage
- Quels documents supprimer ?
- Quels risques en cas de suppression de documents archivés ?
- L’accès aux données conservées par les tiers ?
- Les réquisitions des autorités judiciaires et administratives
- Quels sont leurs pouvoirs ? Quelles sont vos obligations ? Quels sont les risques ?
Cas pratique : comment réaliser une charte d’archivage et les procédures internes ?
La conservation des documents et le respect de la loi informatique et libertes
- Comment concilier l’obligation de conservation des données et le droit à l’oubli posé par la loi Informatique et libertés ?
- Les obligations en cas de mise en place d’archives électroniques
- Les recommandations de la CNIL
- Archives électroniques et Gestion Électronique de Documents
- Les droits des personnes dont les données sont conservées/archivées
- Le risque en cas de suppression de documents
Cas pratique : comment répondre à une demande d’accès aux données conservées par une personne concernée ?
Focus : la loi sur les archives
Les entités soumises au respect de ce texte
Les obligations qui pèsent sur elles à ce titre
L’accès aux archives publiques
La conservation et l’accès aux données des salariés
- Comment y procéder dans le respect du Code du travail ?
- Comment l’utiliser dans le cadre d’une procédure à l’encontre d’un tiers ou du salarié ?