Formation : Apprendre à travailler dans l'urgence

Gérer les "périodes de rush" !

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • Présentiel ou à distance
  • Réf 2567
  • Best

Imprévus, crises, surcharges momentanée de travail... travailler est devenu une course contre le temps et le régime d'urgence est désormais le régime normal de fonctionnement des entreprises.

Comment faire face au « périodes de rush » sans s'épuiser ? Comment s'organiser pour sortir de la « culture de l'urgence » ? Mais entre un appel d'offres auquel vous devez répondre immédiatement ou une présentation à faire pour demain et  le travail dans une « culture de l'urgence », quelles sont les frontières ? quelles sont les limites ?

Pour aller plus loin, découvrez l'interview de Julie Ramos, « Gérer les périodes de Rush ».

Objectifs

  • Faire face aux périodes de rush et assumer les urgences
  • Savoir se surpasser sans s'épuiser
  • Garder son sang-froid

Pré-requis

  • Les participants sont invités à préparer 2 exemples de gestion du temps sur lequels ils souhaitent travailler pendant la formation

Cibles

  • Tout collaborateur souhaitant trouver de nouveaux outils pour gagner du temps !

Les plus

  • De nombreux exercices pratiques pour mieux gérer les périodes de rush

Modalités pédagogiques

  • Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, cas pratiques.
  • Remise d'un support pédagogique.

Suivi et évaluation des acquis

  • Evaluation de la formation par les participants.
  • Remise d'une attestation de fin de formation.

Sortir de la dictature de l'urgence : redevenir maître de son temps

  • Subie ou réelle, objective ou supposée, liée au métier ou à l'humain : faire le point sur les urgences de son quotidien
  • Repérer les « périodes critiques » dans son activité pour que l'urgence reste exceptionnelle 
  • Identifier ses pertes de temps et les éléments qui vous mettent sous pression : procrastination, perfectionnisme, papillonnage...

Cas pratique : réorganiser son travail pour être plus efficient : les clés pour mieux s'organiser et gérer son temps

Hiérarchiser l'urgence : prioriser et reconnaître les vraies urgences

  • Acquérir les outils pour identifier ses priorités… même en période de rush
  • Sortir du syndrome de la fausse urgence 
  • S'organiser pour aller à l'essentiel : diagnostiquer rigoureusement le traitement à donner à chaque tâche en cours
  • Savoir anticiper et prévoir les urgences « imprévues »

Cas pratique : construire un rétro planning de l'urgence et de prédiction des urgences

Assumer l'urgence : garder son sang-froid

  • Réagir sans « sur réagir » : trouver en soi les solutions pour ne pas se laisser submerger
  • Déléguer, organiser, planifier : mettre son équipe dans un stress stimulant
  • Se montrer exemplaire et maintenir une bonne communication en période de rush
  • Décider sans se précipiter

Atelier « Keep Cool et Self Control » : garder son calme en période de rush, trucs et astuces pour reprendre le contrôle de soi

Gérer le temps relationnel

  • Traiter les dérangements et les interruptions avec tact et diplomatie
  • Travailler dans une entreprise qui a développé une culture de l'urgence
  • Repérer ses marges de négociation d'un délai sur le fond et la forme
  • Prendre le temps d'être dans le relationnel et créer de bonnes conditions de travail

Cas pratique : développer son adaptabilité en situation et s'entraîner sur des situations concrètes des participants

Savoir se surpasser sans s'épuiser

  • Optimiser l'équation Temps / Exigence client / Exigence personnelle
  • Faire le choix ou non du « multi tasking » selon sa personnalité
  • Donner du rythme à ses journées : créer ses périodes d'intensité et s'autoriser des pauses
  • Exploiter le potentiel des NTIC et des Smartphones pour éviter le « technostress »

Cas pratiques : travailler sur sa courbe d'énergie et ses rythmes

Débriefer de l'urgence : mettre en place un process de travail

  • Sortir du « vertige positif de l'urgence » et de la culture de l'immédiateté
  • Faire le bilan de l'urgence :
  •     identifier les problèmes
  •     repérer récurrences et périodicité
  •     alerter et modifier les process

Cas pratique : mettre en place un process de travail à l'issue d'une période de rush

Mettre en place un process de travail à l'issue d'une période de rush pour capitaliser et intégrer la gestion de certaines urgences dans ses pratiques

Pauline MANCINA

Pauline M. - Formatrice spécialisée en efficacité professionnelle

Pauline Mancina est formatrice en efficacité professionnelle et en agilité depuis plusieurs années. Elle vous transmet son savoir-faire avec passion et empathie.

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