Cycle certifiant : Management des services généraux

Piloter l'environnement de travail

Réf. PG41
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Formation présentielle
10 jours - 70 h 5 995  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Les modules sont validés par QCM, questions ouvertes ou mises en situation.

A l'issue du cycle et après la réalisation d'un plan d'action personnalisé, un certificat Comundi cosigné par les formateurs référents atteste des compétences acquises lors du cycle.

Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

M1- Maîtriser l’environnement des services généraux

Situer votre métier dans son environnement

  • Cartographier l’évolution du mode de fonctionnement des entreprises
  • Se positionner dans les différents types de Services Généraux : publics/privés – TPE/PME/GE – Services/industries -internes/externes/mixtes
  • Comprendre le lien entre la stratégie des entreprises et le fonctionnement des fonctions supports
  • S’approprier la réglementation incontournable et les grandes tendances (ergonomie, bien être, gestion du stress…)
  • Identifier les risques des fonctions services généraux

Etude de cas : analyse de différentes stratégies d’entreprises

Se positionner par rapport à vos missions et aux pratiques actuelles

  • Identifier les besoins et attentes des parties prenantes (Direction, Equipe interne, Prestataires et agents de prestataires, clients internes)
  • Construire vos objectifs et les inscrire dans un schéma de progrès individuel
  • Comment bien survivre à la multiplicité des missions et à leur urgence : gestion du temps et délégation

Brainstorming : définir vos axes de progrès concernant vos missions

Répondre aux besoins des clients

  • Les différentes catégories de « clients » : clients internes, directions, DG…
  • Comprendre le rôle majeur de la communication : lien entre savoir-faire et faire-savoir
  • La notion de qualité de service : définition
  • Les trois approches de la qualité : conçue, fournie, perçue
  • Mesurer la qualité : contrôles des prestations, enquêtes de satisfaction
  • Identifier les leviers de performance : le plan de progrès

Savoir communiquer avec les « clients »

  • Bien choisir son support en fonction de l’objectif poursuivi et du destinataire : les écueils à éviter
  • S’adapter aux différents besoins de communication : communication régulière, reporting à la DG, communication de crise, de projet

Cas pratique : choisir le mode de communication adapté dans différentes situations

M2 - Achats et pilotage des prestataires

2 jours : 9h-17h30

Gérer les achats de prestations de services généraux

  • Identifier les différents types d’achats, leurs spécificités et comprendre leurs marchés : Produits, services, prestations intellectuelles, travaux
  • Mettre à plat la notion de coûts
  • Découvrir l’autre côté du miroir : comment se construit le prix d’une offre ?
  • En déduire les bonnes pratiques d’achat
  • La procédure d’achat : de l’analyse du marché au cahier des charges (secteur privé)

Etude de cas : analyse critique de cahiers des charges existants

Piloter les prestations sous-traitées

  • Le cadre juridique de la sous-traitance d’activités (secteur privé)
  • Identifier les principes de la sous-traitance et ceux de l’externalisation
  • Organiser et gérer une équipe de prestataires au quotidien. Différencier l’interne/l’externe
  • Mettre en place un dialogue participatif
  • Retenir vos outils de pilotage
  • Savoir recadrer en cas d'écart entre le niveau de prestation attendu et la prestation réalisée
  • L’évaluation des prestataires

Cas pratique : élaborer un outil pratique d’évaluation des prestataires

M3 - Gérer le bâtiment et l’aménagement des espaces : tendances

3 jours : 9h-17h30

Les fondamentaux de l’immobilier

  • Analyser le bail commercial et les principales clauses utiles pour le DET
  • Gérer l’entretien et les petits travaux 
  • L’essentiel de la réglementation en immobilier

Optimiser ses relations avec les acteurs de l’immobilier

  • Quel acteur solliciter selon chaque situation : commercialisateur, property manager, propriétaire bailleur
  • Améliorer sa performance avec les acteurs de l’immobilier

Gérer les surfaces et les postes de travail

  • Les différents modes d’aménagement : open-space, espace partagé…
  • Gérer les travaux d’aménagement
  • Les incontournables de la sécurité en 5 points

Etude de cas : exemples d’aménagements

Le développement durable en pratique pour les services généraux

  • Connaitre les principaux textes de loi liés au développement durable et à la RSE
  • Gérer le développement durable au quotidien : éclairage, eau, déchets…
  • Associer les prestataires et les clients internes à la démarche responsable
  • Les bénéfices et les exigences des investissements « durables »

Cas pratique : quelles actions mettre en place pour impliquer vos clients internes ?

Les tendances en aménagement d’espace

  • Le bien-être au travail
  • Les services à la personne : conciergerie…
  • L’environnement numérique

Etude de cas : exemple d’un projet de performances environnementales

Améliorer la performance des prestataires techniques

  • Savoir définir le besoin technique en fonction de la stratégie de l’entreprise
  • Connaître les limites de responsabilité et la réglementation pour le donneur d’ordre et le prestataire
  • Les différents types de maintenance 
  • Les différents contrats de prestation 
  • Bien gérer son contrat de maintenance avec obligation de résultat
  • Organiser la relation avec les prestataires : suivi de la performance, plan de progrès, reporting, gestion des crises…
  • Instaurer un dialogue avec les techniciens et les entreprises de maintenance
  • Maîtriser les consommations d’énergie

Cas pratique : analyser un contrat de maintenance

M4- Le budget et les tableaux de bord

2 jours : 9h-17h30

Concevoir le budget des Services généraux

  • Prendre en compte la stratégie de l’entreprise
  • Identifier les rubriques du budget : budget de fonctionnement, budget d’investissement
  • La notion de coût global : coûts directs et indirects
  • Méthodologie pour construire un budget : le budget Base Zéro
  • Les arbitrages possibles entre différents postes de dépenses

Gérer et optimiser le budget

  • Mettre en place un suivi du budget, analyser les écarts
  • Définir des objectifs et un plan de progrès
  • Organiser et formaliser le reporting
  • Le benchmarking : intérêts et limites de la démarche, approches et outils, exemples pratiques
  • La refacturation des prestations des Services Généraux : avantages et inconvénients, catalogue de prix, retours d’expérience

Construire vos tableaux de bord

  • Un outil indispensable pour piloter son activité et son équipe, valoriser son action
  • Comment passer de la stratégie aux objectifs chiffrés
  • Les différents axes de mesure
  • Choisir les indicateurs pertinents

Cas pratique : construire la maquette d’un tableau de bord

Atelier pratique et évaluation 

Préparation d’un plan d’action qui devra permettre au participant d’améliorer ses pratiques en tant que responsable des services généraux.

Liste des sessions

Du 25 septembre 2019 au 13 décembre 2019

Module 1 : Du 25 au 27 septembre 2019
Module 2 : Du 14 au 15 octobre 2019
Module 3 : Du 20 au 22 novembre 2019
Module 4 : Du 12 au 13 décembre 2019
Paris S’inscrire Du 25 au 27 septembre 2019 à Paris

Du 06 avril 2020 au 11 septembre 2020

Module 1 : Du 06 au 08 avril 2020
Module 2 : Du 18 au 19 juin 2020
Module 3 : Du 06 au 08 juillet 2020
Module 4 : Du 10 au 11 septembre 2020
Paris S’inscrire Du 06 au 08 avril 2020 à Paris

Du 23 septembre 2020 au 11 décembre 2020

Module 1 : Du 23 au 25 septembre 2020
Module 2 : Du 22 au 23 octobre 2020
Module 3 : Du 18 au 20 novembre 2020
Module 4 : Du 10 au 11 décembre 2020
Paris S’inscrire Du 23 au 25 septembre 2020 à Paris

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