Réussir la conduite de projet dans le secteur public

Réf. MD28
Formation présentielle
Cette formation est disponible en intra-établissement seulement

Objectifs


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Jour 1 de la formation

L'évolution de la culture projet dans les organisations publiques

  • La conduite de projet, synonyme de décloisonnement et coopération entre services
  • Passer de la procédure administrative au projet et à sa dynamique, de la conception à l’évaluation
  • Le partenariat comme une nécessité dans les projets publics

Définition de la notion de projet dans le secteur public

  • La typologie des projets et les différentes approches méthodologiques
  • Les distinctions à faire entre : projets d’établissements et de services, projets d’amélioration, projets de territoire ou de bassins de vie, conduite d'opérations et conduite de projets

PILOTER UN PROJET : ETAPES, ACTEURS ET CONDITIONS DE REUSSITE

Comment étudier l'opportunité d'un projet et analyser les objectifs à atteindre

  • Bâtir un diagnostic et poser des objectifs
  • Evaluer l'utilité du projet et son impact sur l'environnement, sa faisabilité technique, ses conditions de mise en oeuvre
  • Elaborer la grille d'analyse stratégique du projet : les parties prenantes du projet et leur stratégie, les objectifs, les enjeux et contraintes

Cas pratique : poser le diagnostic puis déterminer les enjeux et objectifs de vos projets respectifs

Constituer l'équipe projet

  • Les principes à respecter pour constituer un comité de pilotage légitime et efficace
  • Les exigences vis-à-vis du chef de projet
  • Répartir les rôles entre les différents acteurs
  • Organiser la relation projet / établissement / maître d’ouvrage et d’oeuvre

Comment cadrer le démarrage d'un projet et baliser les grandes étapes du projet

  • Choisir le scénario de mise en oeuvre et rédiger la note de cadrage
  • Formaliser les étapes de validation
  • Etablir le planning des principales étapes du projet

Cas pratique : rédaction d'une note de cadrage

Les participants rédigeront la trame d'une note de cadrage appliquée à leur établissement, à partir des méthodologies présentées.

Jour 2 de la formation

PLANIFIER ET CONTROLER LE DEROULEMENT DU PROJET

Élaborer les plans d'action

  • Imaginer les actions du scénario choisi
  • Valider les solutions en cohérence avec la note de cadrage
  • Déterminer avec précision les activités constitutives du projet
  • Construire le tableau des actions et définir le périmètre des responsabilités

Planifier le déroulement de votre projet

  • Définir chaque étape du projet dans le temps
  • Rendre le planning dynamique et opérationnel
  • Utiliser les outils de planification : GANTT, PERT...

Analyser les risques liés à la mise en oeuvre de votre projet

  • Identifier la typologie des risques projet 
  • Détecter les risques stratégiques, politiques, clients/usagers et réglementaires
  • Analyser les risques liés à la sécurité et à la communication externe
  • Maîtriser la méthode d'analyse des risques

Construire les outils de suivi, de pilotage, de contrôle et d'évaluation du projet

  • Le contrôle de l'état d'avancement du projet : mesurer l'évolution des tâches effectuées
  • L'observation des dérapages et la constitution de fiches de suivi
  • L'élaboration du tableau de bord de pilotage : objectifs, choix et construction des indicateurs, suivi, remontée d'informations
  • Evaluer les actions menées à chaque étape du projet

Cas pratique : construction des supports de pilotage et de suivi d'un projet

Les participants formaliseront un tableau de bord de pilotage et construiront les indicateurs de mesure de l'efficacité des actions à partir de leurs projets.

Echange sur les difficultés et opportunités offertes par l'environnement public

  • Mettre sous contrôle votre projet : comment faire lorsqu'il fait intervenir des acteurs externes à l'organisation ?
  • Performance et projets publics : comment passer d'une culture de moyens à une culture de résultats ?

Jour 3 de la formation

LEVER LES FREINS LIES AU PROJET : GERER L'ASPECT HUMAIN

Surmonter les résistances à vos projets

  • Eviter de réduire le projet à une juxtaposition d'outils rationalisant les décisions
  • Comment réguler le changement produit par un projet

Les enjeux humains, relationnels et politiques spécifiques au management de projets publics

  • Les conséquences de l'introduction des projets dans les organisations publiques
  • S'appuyer sur des relais pour susciter l'adhésion
  • Organiser la participation des parties prenantes : une nécessité pour la réussite du projet 
  • Piloter un projet sur un territoire avec différents partenaires

Gérer les relations humaines et être influent dans une relation non-hiérarchique

  • Comprendre le principe "pas de projet sans conflit ou contentieux"
  • Organiser et animer le travail de l'équipe projet : fixer des jalons au projet pour fédérer et éviter les découragements, les principes d’animation
  • Manager un projet sans lien hiérarchique ou dépourvu d'équipe : comment s'appuyer sur les services ?

Accompagner chaque étape du projet par des actions de communication ciblées

  • Etablir un plan de communication : principes, supports et objectifs
  • Définir les acteurs cibles
  • Concevoir les messages et les moyens
  • Déterminer le calendrier des actions

Cas pratique : élaborer les actions de communication sur un projet

Promouvoir votre projet en interne

  • Passer de l’étude du projet à sa promotion : donner vie au projet
  • Réussir à vendre votre projet auprès de votre direction

Cas Fil Rouge : élaboration d'un guide méthodologique de projet

Les participants élaboreront un guide pratique devant faciliter la construction du projet envisagé, à partir de la note de cadrage. Ce guide abordera l'ensemble des étapes méthodologiques et outils nécessaires au contexte particulier qui est le leur.