Formation : Assistant(e) et collaborateur des services généraux

Développez votre autonomie et gagnez en efficacité

Réf. PW20
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Formation présentielle
3 jours - 21 h 2 195  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Objectifs


Moyens pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Jour 1 de la formation

CERNER LE METIER DES SERVICES GENERAUX ET S'AFFIRMER DANS SA FONCTION

Identifier le rôle des services généraux au sein de l'entreprise

  • L'évolution du métier et les 6 domaines des services généraux
  • Les missions des services généraux
  • Identifier les rôles de chacun et l'organigramme des services généraux

Cas pratique : se situer dans l'organigramme

Cas pratique : listez vos actions importantes et déterminez les tâches et activités quotidiennes qui en découlent

Communiquer efficacement et répondre aux besoins des clients

  • Maîtriser les outils de communication utiles aux services généraux
  • Se valoriser et optimiser sa communication auprès des clients internes
  • Evaluer la qualité de service
  • Comment intégrer le développement durable dans les services généraux

Cas pratique : suis-je un bon communicant ?

Gérer son temps et ses priorités

  • Les outils pour gérer son temps
  • Optimiser le rapport résultats/énergie
  • Neutraliser les éléments chronophages dans les services généraux

Cas pratique : planifier une semaine d'activités

Jour 2 de la formation

GERER LES SERVICES GENERAUX AU QUOTIDIEN

Participer à la démarche de facilities management

  • Identifier les objectifs de la direction en matière d'externalisation
  • Pourquoi externaliser : quels coûts ? Avantages et inconvénients ?
  • Renégocier les contrats de prestations

Les outils pour contribuer efficacement au pilotage des services généraux

  • Mettre en place des outils de mesure et de suivi
  • Planifier l'activité : planning de Gantt, tableau de bord
  • Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

Exercice pratique : élaborez votre planning de Gantt

Contribuer à l'aménagement des espaces de travail

  • Savoir identifier les contraintes et les reporter sur un plan
  • Effectuer plusieurs inventaires
  • Planifier une opération d'aménagement avec réalisme

Connaître la législation indispensable aux services généraux

  • Connaître les principaux textes réglementaires
  • Identifier les risques professionnels
  • Connaître l'essentiel sur le Document Unique, le plan de prévention

Jour 3 de la formation

FOCUS TECHNIQUE

Elaborer un cahier des charges

  • Définir les besoins en fonction de la stratégie de l’entreprise
  • Méthodologie pour élaborer un cahier des charges

Cas pratique : construire un cahier des charges

Les participants pourront organiser le déménagement d'une entreprise

Piloter un déménagement

  • Maîtriser les étapes d’un déménagement
  • Sélectionner les prestataires adaptés à vos besoins

Cas pratique : planifier un transfert de site

Les participants étudieront des plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés.

Mettre en place des outils de suivi et d'évaluation des prestataires

  • Les différents contrats de prestation
  • Gérer la relation avec les prestataires

Savoir gérer la sécurité

  • La nécessité d’une organisation claire : affichage, procédures, savoir lire un plan
  • Gérer les évacuations
  • Connaître les règles de sécurité APSAD

Cas pratique : analyse de plans d'immeubles pour définir la sécurité et l'évacuation des salariés