Formation : Gérer les archives sans être archiviste

  • 2 Jours - 14 Heures
  • Formation
  • présentiel ou à distance
  • Réf 11011
  • Best
  • Session garantie

Vous n'êtes pas un spécialiste de l'archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.

Rendez vous sur la formation "Gérer les archives sans être archiviste" pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d'archivage.

Objectifs

  • Décrypter les outils et les procédures d'archivage
  • Identifier les différents supports de stockage
  • Analyser les obligations légales de la gestion des archives

Pré-requis

  • Travailler dans un service de documentation/d'archives ou être en charge de la gestion des archives

Cibles

  • Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d'archives hospitalières)

Les plus

  • Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

  • 3 Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.

Suivi et évaluation des acquis

  • Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
  • Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
  • Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

  • SATISFACTION 2021 : 100% (23 apprenants) | 2022 : 100% (8 apprenants) | 1er semestre 2023 : 100% (6 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 100% (5 apprenants)
  • ATTEINTE DES OBJECTIFS 2022 : 67% Acquis (3 apprenants) /33% À mettre en pratique (3 apprenants) | 1er semestre 2023 : 60% Acquis (5 apprenants) / 40% À mettre en pratique (5 apprenants) | 2ème Semestre 2023 : 91% Acquis (11 apprenants) / 9% À mettre en pratique (11 apprenants) 

Ce produit a été mis à jour le 27 mars 2024

Découvrir l'archivage : métier et contexte règlementaire

Que veut dire archiver ?

  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

  • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traitement archivistique

  • Évaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et règlementation

  • Archives publiques et archives privées
  • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papier et électroniques

Connaître les procédures et outils de l'archivage

Le versement

  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

  • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
  • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
  • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d'archivage

Créer des outils adaptés

  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

  • Les locaux d'archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Élaborer une politique d'archivage

Focus sur l'archivage électronique

  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

  • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
  • À quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

  • Place de l’externalisation
  • La sous-traitance
  • Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance

Du 23 au 24 mai 2024

A distance

Du 29 au 30 août 2024

A distance

Du 03 au 04 oct. 2024 Session garantie

Paris

Du 05 au 06 déc. 2024

Paris

Corinne DELORD

Corinne D. - Consultante Formatrice

Documentaliste indépendante depuis 2004, elle est spécialisée en ingénierie documentaire et organisation des services d'information de grands groupes. Assistante commerciale de 1986 à 1992, puis documentaliste et responsable de centres...

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