Formation : Assistante en cabinet d'avocats ou de conseils

Les clés pour réussir dans sa fonction

Réf. 4356
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Formation présentielle
2 jours - 14 h 1 300  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Objectifs


Moyens pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

1. Appréhender la réalité de l’activité des cabinets d’avocats ou de conseil : rôle, mission, enjeux…

  • Comprendre les enjeux de son environnement professionnel (commerciaux, financiers, etc.)
  • Focus sur 2 problématiques clés : la gestion du temps et la responsabilité
  • Comprendre l’organisation de ces structures pour bien positionner son rôle et ses missions
  • Secrétariat classique, assistanat d’associé, secrétariat volant, office manager, paralégale … panorama des fonctions support

Cas pratique : cartographie de votre structure et de l’équipe avec laquelle vous travaillez

2. Maîtriser les missions clés de assistante en cabinet (d’avocats, d’audit)

 

  • Analyser les attentes de ses managers et de sa hiérarchie…
  • Comprendre les spécificités de leur mode de travail
  • Définir son périmètre d’action et ses responsabilités
  • Maîtriser les missions fondamentales du métier : le secrétariat général classique
  • Faire gagner du temps à son manager et à son équipe
  • Focus sur quelques tâches spécifiques : (zoom en fonction des besoins des participants)
    • optimiser la gestion du temps et des agendas (réunions, AG, Conseils d’administrations…)
    • gérer la facturation et les feuilles de temps
    • mettre en forme les documents : contrats, rapports, mails…

 

Cas pratique : mettre en place des outils et process communs pour harmoniser la gestion administrative

3. Développer son esprit « qualité de service » pour gagner la confiance de son N+1

  • Faire preuve de rigueur, de disponibilité… et de souplesse
  • Bien gérer ses priorités et avoir une organisation impeccable
  • Développer sa réactivité et savoir anticiper les besoins de son manager
  • Traiter et gérer une demande qui n’émane pas de son manager direct
  • Respecter la confidentialité et l’étiquette

Cas pratique : gérer les demandes contradictoires

4. Communiquer avec tact et diplomatie

  • Client, avocat, associé… savoir adapter sa communication à son interlocuteur
  • Communiquer l’essentiel dans le calme (et avec le sourire) pour rassurer son interlocuteur
  • Gérer les rapports humains et favoriser l’esprit d’équipe
  • Mieux collaborer et savoir travailler en réseau
  • Faire preuve de discernement et mettre la bonne distance

Cas pratique : anticiper et gérer les conflits

5. Gérer le stress et la pression au quotidien

  • Savoir être réactif (ve)… tout en conservant son calme
  • Acquérir des méthodes et outils pour résister aux pics de stress
  • Gérer sa disponibilité pour accueillir les urgences
  • Savoir faire appel à un / une collègue
  • Prendre de la distance et relativiser

Cas pratique : anticiper pour ne pas être pris au dépourvu : préparer une réponse adaptée à chaque type d’urgence