Gérer les archives sans être archiviste

Réf. PA12
Formation présentielle
2 jours - 14 h 1 745.00  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Objectifs


Moyens pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Jour 1 de la formation

DECOUVRIR L'ARCHIVAGE : METIER ET CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Que veut dire archiver ?

  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

  • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique

  • Evaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

  • Archives publiques et archives privées
  • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

CONNAITRE LES PROCEDURES & OUTILS DE L'ARCHIVAGE

Le versement

  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

  • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
  • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
  • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Jour 2 de la formation

ORGANISER UN PROJET D'ARCHIVAGE

Créer des outils adaptés

  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

  • Les locaux d'archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

ELABORER UNE POLITIQUE D'ARCHIVAGE

Focus sur l'archivage électronique

  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

  • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
  • A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

  • Place de l’externalisation
  • La sous-traitance
  • Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance

Témoignages