Formation : Développer un système d'archivage électronique performant

Enjeux stratégiques et organisationnels, réglementations, normes

Réf. DU35
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Formation blended
2 jours - 14 h 1 600  € HT
Formation + certification 1 900  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

CPF

Profitez d’une certification en management de l’ESG école de commerce (MBA ESG ou ESGCI).

Ce dispositif de certification éligible au CPF vous donnera accès à :

  • un cursus de digital learning complété par un accès illimité pendant un mois à nos modules de digital learning en management et efficacité professionnelle
  • une évaluation à distance par un professeur de l’ESG pour certifier vos compétences en management

Cette certification est accessible à des profils de :

  • manager senior
  • manager en transition professionnelle
  • collaborateur en prise de poste de management
  • collaborateur en situation de management de projet ou de management transversal 

Pré-requis nécessaires :

  • Bac à Bac+2 avec plus de 7 ans d’expérience professionnelle
  • Ou Bac+3 à 5 avec plus de 5 ans d’expérience professionnelle

Objectifs


Modalités pédagogiques


Pré-requis


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Les enjeux de pérennité de la conservation des documents électroniques

Les archives électroniques : place dans l'entreprise et intégration au système d'information

  • Documents électroniques et spécificités des nouveaux documents : origine, typologie, formats, production, gestion, original et copie, stockage et relecture des données
  • L'archivage électronique au sein du système d'information

Mesurer l'importance des archives vitales

  • Quelle différence entre documents vitaux et documents sensibles ?
  • Exemple d'archives vitales : statuts légaux et financiers, conseils et comités, assurances, patentes, stocks...

Le cadre légal de l'archivage électronique et son évolution : loi, décrets, instructions

  • La signature électronique et la loi du 13 mars 2000 : confidentialité, tiers de confiance, certification électronique...
  • Archiver la valeur probante des documents électroniques

Les normes organisationnelles et techniques applicables

Comprendre les implications des normes de management de l'archivage électronique

  • Impact de la norme internationale sur le Records Management, ISO/15489-1-2
  • Positionner la Norme AFNOR NF Z 42-013 dans son cadre juridique, normatif et réglementaire

Point sur les normes techniques : support de stockage et format

  • Projet ISO 18509 sur le stockage à long terme des données dans les systèmes informatiques
  • Les différents formats possibles pour la conservation et la diffusion : XML, PDF/A

Cas pratique : dématérialiser les contrats clients avec l'application de la norme NF Z42-013

Choix des solutions applicatives et mise oeuvre

Panorama des solutions matérielles et progiciels : solution interne ou externalisation ?

  • CD, DVD, disque optique, microfilm : maîtriser les spécificités des différents supports de stockage
  • Identifier les solutions logiciels applicatives : avantages et inconvénients 
  • Les choix de mise en oeuvre et audit : coûts, avantages et inconvénients

L'information technique nécessaire pour assurer un accès futur aux documents numériques

  • Générer une information détaillée sur les documents eux-mêmes 
  • Les métadonnées relatives au document : information d'identification, de provenance, de contexte, de fixité, de gestion, préservation, de recherche...
  • Les métadonnées relatives au système d'information : information sur les hommes, les techniques

Point sur la fiabilité des solutions d'archivage électronique proposées

  • Migrations technologiques, émulation, compilation, encapsulage, ordinateur universel... : définition et comparaison
  • Choisir les documents à conserver, à faire évoluer et arbitrer entre les différentes solutions en fonction des coûts et de la valeur stratégique ou juridique de vos documents

Etude de cas : analyser une stratégie de migration technologique de documents électroniques

Conduite de projet et cahier des charges

La gestion du projet pour la mise en oeuvre : cahier des charges, appel d'offres, acteurs, rôles, tâches, phases, contenu et choix des prestataires...

  • Le démarrage de votre projet : information et formation au sein de votre entreprise
  • Le déploiement du système après sa réalisation

Cas d'entreprise : construire une trame de cahier des charges de mise en oeuvre pour garantir le respect de la norme Z42-013