Formation : Organiser un événement professionnel

Devenez le chef de projet d'un événement réussi

Réf. 2046
Formation présentielle
2 jours - 14 h 1 295.00  € HT
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Objectifs


Pré-requis


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Comprendre les enjeux d'un événement professionnel

  • Identifier les différents types d'événements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
  • Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d'évènement
  • Choisir un événement légitime, marquant, original

Cas pratique : identifier son rôle et sa valeur ajoutée dans l'organisation d'un événement

Préparer et piloter son événement en mode projet

  • Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès 
  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires 
  • Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Cas pratique : dérouler les différentes étapes de préparation d'un événement

Suivre et maîtriser l'événement : délais, budget et logistique

  • Construire son rétro-planning des actions à mener… et s'y tenir
  • Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses 
  • Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
  • Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Cas pratique : construire un budget et un rétro-planning.

Choisir les prestataires et négocier son budget

  • Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs 
  • Construire un outil d'aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
  • Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
  • Soumettre des recommandations à sa direction.

Cas pratique : rédiger un cahier des charges et négocier auprès de son prestataire

Prendre sa place de chef de projet

  • Coordonner les différents contributeurs 
  • Définir les rôles et missions dans l'organisation de l'événement.
  • S'assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
  • Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
  • Affirmer ses talents d'organisateur

Cas pratique : Oser dire, oser demander et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.

Communiquer sur l'événement et autour de celui-ci

  • Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
  • Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d'événement : invitations, catalogues, tarifs…
  • Informer en interne sur l'événement : newsletter, courriels, …
  • Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
  • Assurer la couverture de l'événement : vidéo, photo

Cas Pratique : rédiger un communiqué de presse, préparation d'un dossier presse

Gérer le jour J : être au cœur de l'événement

  • Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
  • Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
  • Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
  • Superviser la clôture de l'événement
  • Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l'imprévisible

Cas pratique : travailler à la stratégie du pire pour anticiper les difficultés

Faire le bilan de l'événement et exploiter les résultats

  • Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
  • Remercier les participants, les médias et les contributeurs
  • Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
  • Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
  • Établir un plan d'action post-événement
  • Valoriser l'événement en interne et en externe

Exercice d'application : Finaliser un bilan pour préparer le futur événement

Organiser un tableau bilan pour une analyse à froid de l'événement

Témoignage