Formation : Profession Assistante

Réf. 2097
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Formation blended
5 jours - 35 h 3 200  € HT
  • Éligible au CPF
  • Petit-déjeuner d’accueil et repas du midi offerts

Cycle Certifié par Comundi

  • À l’issue de chaque module, le formateur valide les compétences acquises pendant la formation
  • Les participantes travaillent sur un dossier personnel qui sera remis au jury

Certificat Voltaire
Inclus : session du certificat Voltaire
À l’issue du cycle de formation, Comundi propose une session d’examen du Certificat Voltaire, certificat de niveau en orthographe qui valide le niveau de maîtrise de la langue française.

Le certificat Voltaire a désormais un code COPANEF national, valable pour toutes les branches
Code COPANEF : 221 605

Objectifs


Moyens pédagogiques


Pré-requis


Suivi et évaluation


Pour quel public ?


Les plus


Programme détaillé

Module 1 - 1 jour

Maîtriser les fondamentaux du métier d'assistante

Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir être

  • Comprendre son rôle et se positionner dans l'entreprise
  • Clarifier son périmètre d'action et ses limites de responsabilité
  • Connaître les domaines de compétences exigées

Cas pratique : évaluer le contenu de son poste

Cas pratique : évaluer le contenu de son poste et analyser son organisation pour identifier des axes d'optimisation en matière d'actions et de compétences

Construire un binôme efficace avec son manager

  • Accompagner son manager dans l'exercice de ses fonctions
  • Bien comprendre les rôles du manager
  • Identifier les conditions d'une collaboration réussie
  • Définir les attentes de son manager et anticiper ses besoins

Exercice d'application : formaliser les règles de fonctionnement en commun

Organiser la vie du service et faciliter le travail collaboratif

  • Mettre en place des pratiques et des procédures communes
  • Créer des tableaux de bords et de suivi accessibles par tous
  • Optimiser la gestion partagée du temps : agenda partagé,messagerie, suivi partagé des dossiers...
  • Travailler avec les nouveaux outils : smartphones, etc.

Cas pratique : travailler avec plusieurs managers

Se positionner clairement et s'affirmer dans son rôle de partenaire

  • Prendre sa place au sein de l'équipe
  • Comprendre son propre mode de fonctionnement, celui de son manager et de ses collègues
  • S'adapter à son manager et renforcer la complémentarité.
  • Faire face aux délégations
  • Accroître son autonomie et sa polyvalence

Cas pratique : être force de proposition

Oser intervenir et aider à la prise de décision

Module 2 - 1 jour

Optimiser son temps et son organisation

Autodiagnostic de sa gestion du temps

  • Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps
  • Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles

Prévoir, hiérarchiser et organiser ses activités

  • Maîtriser les règles d'or de la gestion du temps et adopter les bons réflexes
  • Aller à l'essentiel : distinguer les priorités, arbitrer l'urgent et l'important
  • Composer son propre panel d'outils de gestion du temps (GANTT, PERT , matrice d'Eisenhower)
  • Adapter son fonctionnement aux besoins du service
  • Rester flexible et faire face aux imprévus du quotidien
  • Identifier et éradiquer "les voleurs de temps"

Cas pratique : construire sa méthode de gestion du temps

Gérer les informations et classer avec méthode

  • Gérer sa boîte e-mail avec efficacité
  • Conserver et retrouver l'information
  • Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l'information accessible à tous
  • Savoir archiver et définir les règles de conservation des documents
  • Organiser le classement électronique des documents.
  • Travailler en réseau et partager des savoir-faire individuels

Cas pratique : être un relais d'information efficace

Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes ou externes

Module 3 - 1 jour

Renforcer l'impact de ses écrits professionnels

Concevoir et rédiger des écrits structurés

  • Maîtriser les techniques et règles des écrits professionnels
  • Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
  • Savoir construire ses arguments et valoriser ses messages
  • Rédiger des emails clairs et professionnels

Cas pratique : synthétiser sa pensée et structurer son message

Ecrire sans faute de grammaire... ni de présentation

  • Chasser les fautes de français les plus courante
  • Soigner la mise en forme même dans l'urgence
  • Rédiger compte rendu et synthèses efficaces
  • Faire la différence entre rapport, PV et compte rendu
  • Produire un compte-rendu structuré, factuel et clair
  • S'approprier le style professionnel lié au compte-rendu

Communiquer efficacement par mail

  • Rédiger des emails clairs et professionnels
  • Bien choisir son objet et ses destinataires
  • Acquérir les "bons réflexes" avant d'envoyer un email : trucs et astuces pour bien se relire

Module 4 - 2 jours

Renforcer son aisance relationnelle

Comprendre les enjeux relationnels d'une assistante de direction

  • Identifier les situations difficiles liées à la fonction
  • Découvrir son style de communication
  • Etablir des relations constructives et harmonieuses

Développer son potentiel de communication

  • Comprendre l'autre et se faire comprendre par l'autre
  • Prendre conscience du poids des mots, des gestes, du langage
  • Développer ses qualités d'écoute et sa flexibilité face à l'autre : pratiquez l'empathie !
  • Gérer des difficultés et des malentendus de manière positive et directe
  • Savoir convaincre avec les bons arguments

Etude des cas : oser demander, questionner, négocier, refuser

- Choisir ses mots et adapter sa stratégie de communication à chacun de ses interlocuteurs
- Devenir force de proposition

Anticiper, détecter et prévenir une situation conflictuelle

  • Détecter, anticiper, prévenir et désamorcer les conflits
  • Eviter les manipulations et sortir des jeux de pouvoir
  • Harmoniser les rapports avec l'autorité Instaurer des relations positives au quotidien

Etude de cas : s'entraîner à la médiation

Gérer ses émotions et bien réagir aux situations stressantes

  • Comprendre et accepter à canaliser les émotions des autres
  • Connaître ses propres " signaux d'alerte" pour mieux les accepter
  • Agir plus que subir : reconstruire son équilibre quand il est ébranlé

Cas pratiques : techniques pour gérer son stress et celui des autres

Développer son impact personnel et professionnel

  • Travailler son image, son expression orale et sa gestuelle
  • Savoir représenter son l'entreprise
  • Valoriser son esprit qualité de service
  • Savoir parler de son travail et valoriser ses compétences

Etude des cas : présentation de son dossier de certification

Liste des sessions

Du 14 novembre 2018 au 14 décembre 2018

Module 1 : Du 14 au 16 novembre 2018
Module 2 : Du 13 au 14 décembre 2018
Paris S’inscrire Du 14 au 16 novembre 2018 à Paris

Du 15 mai 2019 au 28 juin 2019

Module 1 : Du 15 au 17 mai 2019
Module 2 : Du 27 au 28 juin 2019
Paris S’inscrire Du 15 au 17 mai 2019 à Paris

Du 13 novembre 2019 au 13 décembre 2019

Module 1 : Du 13 au 15 novembre 2019
Module 2 : Du 12 au 13 décembre 2019
Paris S’inscrire Du 13 au 15 novembre 2019 à Paris

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