Outils et méthodes pour piloter et manager un pôle hospitalier

Jour 1 de la formation :

LA NOUVELLE GOUVERNANCE : VERS UN RENOUVEAU DU MANAGEMENT HOSPITALIER

Quelle redistribution des pouvoirs à l'hôpital ?
- La volonté de décloisonnement impulsée par l'ordonnance du 2 août 2005
- La nouvelle mission des instances (conseil exécutif, CME...)
- L'évaluation ou la notion de « conseil de surveillance » et son corollaire : un pouvoir de la direction générale renforcé

Cas pratique : Comprendre la nouvelle répartition institutionnelle
Travail en binôme à partir d'une grille Fonction/Structure

Les missions et responsabilités du triptyque du pôle
- Quelles responsabilités pour le Chef de pôle ?
- Les missions du Chef de pôle : un manager, un fédérateur ou un administratif ?
- Quel positionnement pour les acteurs du triptyque ? Présentation des trois profils de poste : Chef de pôle, Cadre administratif et Cadre soignant
- La notion d'équipe stratégique de pôle
- Services, pôles médicaux, pôles administratifs : la place de chacun au sein de l'établissement

Quelle délégation pour les pôles ?
- La notion de délégation de gestion
- Quelle répartition des rôles entre pôles et services ?
- Les directions fonctionnelles vont-elles être concurrencées par les pôles ?
- Proposition d'une trame de guide de référentiel de gestion


METHODES ET OUTILS DE PILOTAGE ET DE GESTION DES EQUIPES DANS LES POLES

Construire le projet de pôle : l'outil de base de pilotage au sein du pôle
- L'élaboration collégiale d'un projet de pôle
- Déterminer les axes du projet de pôle :
- Définir les objectifs
- Qu'est-ce qu'un bon objectif ? Présentation de la méthode « objectifs SMART»
- Adapter l'organisation aux objectifs
- Décliner les objectifs collectifs en objectifs individuels
- Elaborer le contenu du projet de pôle
- S'inscrire dans une logique de processus et de qualité
- Développer une vision client/fournisseur : Quels sont les besoins de nos clients ? Comment y répondre de manière optimale ?

Cas pratique : Elaborer et mettre en oeuvre en équipe le projet de pôle
- Etablir un état des lieux partagé
- Analyser les processus au plus près du terrain
- Définir en commun des objectifs collectifs
- Présenter le projet de pôle devant les instances
- Mesurer et évaluer la réalisation des objectifs : quels indicateurs et tableaux de bord à mettre en place

Jour 2 de la formation :

La contractualisation et la négociation d'objectifs et de moyens
- La négociation du contrat et le jeu des différents cosignataires : Directeur, Président de CME et Responsable de pôle
- Le contenu du contrat : déterminer les objectifs d'activité, de qualité et financiers
- La définition des moyens
- La question de l'intéressement aux résultats
- L'exécution et l'évaluation du contrat

La gestion des RH dans les pôles
- Mettre en place l'évaluation du personnel hospitalier
- Intégrer les techniques d'entretien individuel
- Structurer l'organisation du travail dans votre pôle
- Développer les compétences métiers en vue d'améliorer la performance des équipes

Le pilotage hospitalier : Faire des tableaux de bord un véritable outil de management
- Déterminer les différents types de tableaux de bord
- Définir et suivre les indicateurs du pôle :
- Indicateurs médicaux : la mesure du poids médical (indicateurs à construire avec le DIM)
- Indicateurs "hôteliers " et notamment la Durée Moyenne de Séjour (DMS)
- Indicateurs qualité
- Indicateurs économiques : consommation de ressources budgétaires, humaines et matérielles
- Mettre en adéquation vos tableaux de bord et les besoins de vos interlocuteurs


ANIMER UNE EQUIPE HOSPITALIERE

Quelles sont les spécificités du management dans les pôles
- Passer d'un management de service à un management de pôle
- Mettre en place un management par objectifs
- Etre le pilote du changement
- Les principales missions du manager de pôle

Quel est votre style de management ?
- Déterminer votre style de management majoritaire
- Caractéristiques et avantages de chaque style de management
- Adapter votre mode de management à chaque situation
- Savoir combiner les développements humains et organisationnels

Cas pratique : auto-diagnostic de votre style de management
A partir d'une grille d'analyse, les participants s'auto évalueront sur les différentes fonctions de manager :
prévoir, organiser, décider, motiver, former, évaluer

Le management de la relation aux équipes hospitalières
- Motiver et fédérer les équipes
- Conduire le changement
- Gérer les conflits et arbitrer les contradictions

Cas pratique : Conduire et animer une réunion
- Mise en situation
- Les outils d'animations de réunion