Organiser l'information en entreprise sans être documentaliste

Jour 1 de la formation :

COMPRENDRE LES MISSIONS ET FONCTIONS D'UN SERVICE INFORMATION/DOCUMENTATION

Comprendre le fonctionnement et l'organisation d'un service d'Information-Documentation (I&D)
- Définir le domaine I&D : vocabulaire, périmètre
- Appréhender les différentes facettes d'un domaine d'activité de plus en plus complexe
- Quelles sont les évolutions récentes de la profession ?

Identifier les grandes fonctions d'un service d'Information-Documentation
- La documentation pour la prise de décision
- La documentation de veille et d'alerte
- La documentation d'appui logistique aux activités
- La documentation pour le développement des compétences
- La documentation pour mémoire

Gérer l'Information-Documentation : méthodes et étapes clés
- Cerner les types de besoins et déterminer une politique de gestion adéquate
- Concevoir des produits, services et prestations répondant aux besoins des divers groupes de clients concernés
- Mettre en place des processus de production et de réalisation des prestations
- Assurer l'adaptation des ressources aux besoins et l'évaluation des réponses au regard des objectifs

Etude de cas : Exemple d'un service d'information économique et financière d'une société d'assurances
Présentation d'une étude de cas globale permettant de cerner l'ensemble des questions relatives au management de l'I&D

Comment faciliter la gestion de l'information
- Faut-il constituer des fonds documentaires ?
- Identifier les diverses modalités de collecte
- Connaître les ressources externes et les ressources internes

Quels sont les outils et technologies adaptés à un service d'Information-Documentation ?
- Maîtriser les évolutions fonctionnelles et ergonomiques des intranets documentaires à l'aide d'exemples concrets
- Flux RSS, gestion de flux, workflow, gestion de contenu : quelles sont les évolutions récentes à venir ?

Jour 2 de la formation :

DEFINIR VOTRE POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE

Quels sont les moyens pour mettre en avant la valeur ajoutée de votre centre de documentation ?
- Les recherches documentaires
- Les veilles, les alertes
- Les revues de presse
- La formation des utilisateurs

Comment assurer la communication du centre documentaire en interne ?
- Avoir une bonne connaissance des clients et de leurs besoins
- Conduire des enquêtes qualité et de satisfaction
- Déterminer la gamme de produits et services
- Définir une politique de marketing interne
- Fiabiliser vos contrats de service

Mesurer la performance de votre service : les aspects économiques et financiers
- Elaborer votre budget
- Faut-il mettre en place un système de la refacturation interne ?
- Construire les tableaux de bord de votre service
- Optimiser les relations avec vos fournisseurs

Définir une politique de gestion adaptée à vos besoins
- Quel doit être le positionnement de la fonction I&D dans l'entreprise ?
- Définir les finalités de votre politique
- Lister vos priorités en terme de management
- Evaluer la vision à moyen terme de votre fonction

Choisir une organisation appropriée
- Quels sont les différents types d'organisations envisageables ?
- Unité centralisée ou fonction éclatée : avantages et inconvénients de ces deux organisations

Quelles sont les compétences à mobiliser ?
- Connaître les qualifications professionnelles en matière de documentation
- La certification des compétences : quel impact sur votre fonction

Piloter la mise en place de votre projet I&D
- Identifier les différentes étapes du projet

Etude de cas sur mesure et débat avec les participants
A partir de leur propre problématique d'entreprise, les participants constitueront la grille d'auto-diagnostic de leur organisation. L'analyse des dysfonctionnements et contraintes de leurs propres organisations leur permettra de définir les réorientations à appliquer.