Analyse du besoin : de sa formulation à l'évaluation des offres

Jour 1 de la formation :

Maîtriser le contexte réglementaire du Code des Marchés Publics : l'importance d'une bonne définition des besoins
- Les apports du Code des Marchés Publics 2006
- L'article 5 du Code : la définition du besoin, premier devoir de l'acheteur public
- L'article 53 du Code imposant le classement des offres

Les acteurs de l'analyse du besoin et leur rôle
- La constitution d'un groupe projet
- Le rôle des différents acteurs, le rôle du service achats-marchés
- Les trois rôles de l'acheteur : Traduire, Interroger, Acheter

Former les services utilisateurs/prescripteurs à l'importance d'une bonne définition des besoins
- Formalisation des besoins : l'organisation interne et les modalités
- Quel degré de précision exiger dans la formulation du besoin ?
- Travailler en amont avec les opérationnels sur la définition des besoins : l'anticipation des besoins et la programmation
- Faire appel à des spécialistes : trouver les ressources en interne
- Quand faire appel à une aide extérieure pour définir le besoin ?

Maîtriser les étapes essentielles du processus d'expression des besoins : quelle méthodologie adopter ?
- Déterminer vos besoins en termes d'objectifs
- Avoir une bonne connaissance préalable du marché et des fournisseurs : quelles sont les sources d'information à votre disposition ?
- L'historique
- La segmentation
- La loi de Pareto
- La fiche d'expression du besoin
- Exemple de matrice de définition
- Rappel sur la norme NFX 50-128

Cas pratique : Comment recenser efficacement vos besoins
Au travers d'un exemple transmis par votre formateur, vous devrez rédiger une fiche d'expression des besoins et vous exercez à l'analyse de Pareto.

Les clés de l'analyse fonctionnelle
- Objet et généralités
- Les grands principes de l'analyse fonctionnelle
- Les conséquences d'une mauvaise analyse fonctionnelle
- Méthodologie de l'analyse fonctionnelle
- Les différentes fonctions
- Les taux de tolérance
- Le produit et son environnement

Cas pratique : Analyse fonctionnelle sur deux produits courants
Au travers d'un cas concret sur deux produits courants, vous serez amené à segmenter les différentes fonctionnalités d'un équipement.

L'analyse de la valeur : réduire les coûts à qualité constante d'un ensemble de dépenses
- Objet et généralités
- Les surcoûts inutiles
- Méthodologie de l'analyse de la valeur

Cas pratique : Analyse de la valeur sur deux produits courants
Votre formateur vous fera travailler sur l'analyse de la valeur concernant deux produits courants. Vous mettrez ainsi en pratique la méthodologie apprise précédemment.

Jour 2 de la formation :

Rédiger le cahier des charges fonctionnel (CdCF) et le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.)
- La hiérarchisation des fonctions dans le CdCF
- L'expression du taux de tolérance par fonction
- Le passage du CdCF au CCTP
- Exemple de cotation fonctionnelle : la hiérarchisation des critères d'attribution avec la méthode de la double pondération
- La note technique
- La note financière

L'analyse de la structure des coûts
- Quel est l'objectif ?
- Le contrôle de gestion
- Analyser les coûts directs et indirects
- Mesurer les coûts du cycle de vie d'un équipement

Utiliser la méthodologie d'optimisation des achats : la méthode OPERA
- Maîtriser le principe de cette démarche
- Méthodologie : identifier les principaux outils
- Synthèse

Cas pratique : mise en situation réelle à partir de deux cas concrets (de l'analyse du besoin à la rédaction du CCTP)
Les stagiaires seront répartis en sous-groupes. A partir d'une analyse très succinte d'un besoin, vous rédigerez un cahier des charges fonctionnel puis un CCTP. Vous attribuerez ensuite au critère technique des coefficients de pondération.

Analyser au mieux les réponses des fournisseurs à votre offre
- L'analyse comparative des offres
- Comment choisir l'offre économiquement la plus avantageuse ?
- Comment justifier la non retenue d'un fournisseur
- Comment déterminer une offre "à risque"
- L'utilisation d'un tableur

Cas pratique : analyser les offres techniques à partir de l'analyse du besoin
Votre formateur vous fera analyser les réponses techniques de plusieurs fournisseurs à une offre donnée, à partir de la définition du besoin.