De la rédaction du cahier des charges à la sélection de l'offre

Introduction
- Actualité de la formation dans le secteur public
- La notion de compétences et les différents modèles théoriques
- A quoi sert un cahier des charges ?
- L'intérêt de la formalisation (contrat et mise en concurrence)


DEFINIR ET EXPRIMER LES BESOINS DE FORMATION

Traduire la demande opérationnelle en besoin de formation
- Développer une « approche client » vis-à-vis des services
- Comprendre le besoin des services et identifier les écarts entre compétences requises et compétences actuelles
- Traduire le besoin en vocabulaire «compétences»
- A partir d'une demande, établir un parcours de formation
- La formation est-elle toujours la solution adaptée ? Délimiter ce qui relève du champ de la formation ou d'autres champs (management, organisation, recrutement)

Méthodes, outils et pratiques de recueil des besoins
- Instaurer une véritable collaboration Managers / Responsable Formation
- Les points clés du recueil d'information
- Savoir conduire l'entretien ou la réunion
- Positionner le service formation


METHODES POUR REDIGER UN CAHIER DES CHARGES EFFICACE

Maîtriser la structure du cahier des charges
- Le contexte : analyser l'écart entre la situation initiale et la situation souhaitée
- La demande : formuler les effets souhaités de la formation sur les agents et l'organisation
- Le public : déterminer les caractéristiques de la population ciblée
- Les objectifs de formation : décrire les savoirs que doivent acquérir les stagiaires
- Le dispositif de formation : indiquer les contraintes organisationnelles
- Les modalités d'accompagnement : déterminer les rôles de chacun et le processus de sélection

Intégrer les différentes pédagogies de formation
- Cibler la problématique
- Faire le lien entre la formation et les processus d'acquisition des compétences

Cas pratique : élaborer un cahier des charges efficace
- 1er exercice : A partir d'une demande opérationnelle proposée par la formatrice, les participants élaboreront un cahier des charges de formation en intégrant les 6 étapes proposées :
Contexte/demande/public/objectifs/dispositif/modalités d'accompagnement
- Présentation d'une grille méthodologique d'élaboration du cahier des charges
- 2ième exercice : Les participants sont invités à élaborer leur cahier des charges à partir de leurs propres documents existants (cahiers des charges, demandes, projets de formation...)

Identifier et suivre le circuit de validation
- Définir les circuits de validation en fonction du projet de formation
- Recueillir les engagements nécessaires au bon déroulement du projet
- Associer le « service client » aux différentes étapes et choix tout en conservant le pilotage du projet

Conclusion de la journée et capitalisation
- Synthèse et recommandations personnalisées de la formatrice
- Rappel des points clés et des écueils à éviter dans la rédaction du cahier des charges


ANALYSER LES OFFRES ET CHOISIR LES PRESTATAIRES LES PLUS COMPETENTS

Gagner en efficacité dans votre sélection des organismes
- Choisir une offre à partir d'un cahier des charges :
- Identifier les critères de sélection pertinents
- Etablir un document d'analyse pour le service client
- Positionner le service formation dans le choix
- Négocier avec le « service client » dans la sélection d'un prestataire
- Cibler les offres pour l'audition :
- Etablir la grille de sélection
- Déterminer le circuit de validation

Cas pratique : pré-sélectionner les offres de formation répondant aux besoins exprimés
- A partir d'un cahier des charges fourni par la formatrice, les participants seront amenés à faire une sélection d'offres de prestataires de formation.
- La formatrice présentera en conclusion une check liste des critères de sélection des offres

Positionner le service formation comme valeur ajoutée dans le choix de l'offre
- Se positionner dans une logique d'ingénierie de formation
- Préparer et optimiser les auditions des prestataires
- Organiser les auditions (gestion du temps)
- Elaborer les consignes pour les prestataires
- Construire une grille d'audition adaptée au projet de formation
- exemples de grilles d'audition fournis par la formatrice
- Contractualiser l'action de formation
- Rédiger le procès verbal de l'audition
- Répondre aux organismes en fonction des délégations de signature


RESPECTER LE CODE DES MARCHES PUBLICS DANS VOTRE ACHAT DE FORMATION

Rappel du cadre réglementaire de l'achat de Formation
- Maîtriser l'article 30 du code des marchés publics
- Les nouveaux seuils des marchés publics et la place de la négociation avec le prestataire
- Allotissement, marché unique, marchés fractionnés : savoir faire un choix pour le plan de formation
- Les règles de publicité et de mise en concurrence
- Dans quels cas mettre en place un accord cadre ?

Comment choisir une offre dans le cadre d'un marché public
Définir la pondération des critères et les grilles d'analyse de l'offre
A l'issue de la formation, les participants disposeront d'une méthodologie de préparation, de rédaction, de passation et de suivi des achats de prestation de formation.