Assistants médico-administratifs : optimiser votre efficacité

SECRET PROFESSIONNEL ET DISCRETION : LES BONS REFLEXES

Le secret professionnel : protéger l'information concernant le patient
- Que peut-on dire, et à qui ?
- Utiliser les moyens de communication (téléphone, courrier, fax...) avec discrétion
- Que dit la loi ? Article 226-13 du Code Pénal
- les santions pénales
- les dérogations
- la notion de secret partagé
- Connaître l'article L.22-6 du Code de l'Action Sociale et des Familles (CASF)

Cas pratique : le secret professionnel et la discrétion professionnelle
Les participants partiront de leur expérience quotidienne pour dégager les bonnes pratiques de respect du secret professionnel

La personne de confiance
- Que dit la loi du 4 mars 2002 ?
- Dans quels domaines la personne de confiance intervient-elle ?
- Qui peut désigner une personne de confiance ?
- Qui peut être désignée comme la personne de confiance ?
- Les missions de la personne de confiance
- Quelle procédure de désignation peut-on mettre en place ?
- La différence entre la personne de confiance et la personne à prévenir

Connaître les différentes chartes
- La charte du patient hospitalisé (Circulaire ministérielle n°95-22 du 6 mai 1995)
- Les droits de la personne âgée (Commission des Droits et Libertés de la Fondation Nationale de Gérontologie)
- Les droits des enfants (Ordonnance n°2000-548 du 15 juin 2000)


GERER LE DOSSIER PATIENT

Quelles sont les modalités d'accès au dossier patient : respecter les dernières réglementations
- L'accès du patient à son dossier : quels droits pour les patients majeurs, patients mineurs...
- L'accès au dossier patient par un tiers : ayant-droit, justice (en cas de saisie du dossier), médecin du travail...
- Quels délais de réponse et quelles procédures devez-vous respecter ?
- Savoir diriger au mieux les patients selon leurs demandes : Médiateur, La Commission des Relations avec les Usagers et de la Qualité de la prise en charge, Associations de familles, ...

Cas pratique
Chaque participant analyse ses pratiques de gestion du dossier patient afin de déterminer s'il y a conformité avec la loi

Mettre à jour et archiver le dossier patient
- Comment constituer un dossier patient et le mettre à jour sans délais inutiles ?
- Améliorer la qualité de la tenue et du contenu du dossier patient en tenant compte des recommandations de l'HAS
- Archiver le dossier patient : quels sont les délais de conservation actuels, les règles de destruction à respecter ?
- Le dossier informatisé : quels sont ses principaux avantages, comment l'utiliser sans en faire une charge de travail supplémentaire ?

IPPU : Identifiant patient permanent unique
- Quelles sont ses caractéristiques ?
- Comment et par qui est-il utilisé ?
- L'assurance-qualité


L'ACCUEIL DES PATIENTS ET LE TRAVAIL EN EQUIPE : LES DEUX POLES DU SECRETARIAT MEDICAL

L'accueil téléphonique et physique : le coeur du métier
- Connaître les règles à respecter
- Les 10 commandements de l'accueil
- Les 10 commandements de l'écoute compréhensive
- Les principes de base face aux situations difficiles
- Savoir réagir aux attentes des équipes médicales, des patients et de leurs familles, des organismes sociaux...

Cas pratique
Les participants expriment leurs difficultés face à des situations rencontrées. Avec la formatrice, ils réfléchissent aux solutions concrètes à mettre en oeuvre dans ces moments-là.

L'assistant médico-administratif, copilote du médecin
- Bien délimiter les tâches qui incombent au secrétariat médical : connaître les limites de son champ de compétences face aux demandes des médecins
- Comprendre le mode de fonctionnement et les exigences professionnelles des médecins pour travailler efficacement ensemble
- Gérer les RUM et collaborer avec vos DIM et vos TIM

Cas pratique : rédaction d'une fiche de procédure et d'un mode opératoire
En petits groupes, les participants élaboreront une fiche technique consacrée aux différentes tâches de secrétariat.


AMELIORER L'EFFICACITE ET L'ORGANISATION DE VOTRE TRAVAIL

Gérer son temps et ses priorités
- Optimiser le temps passé à chaque tâche et chasser les éléments chronophages
- Evaluer sa charge de travail
- Identifier les points d'amélioration et y apporter des solutions concrètes

Participer à la démarche de certification des établissements de santé
- Evaluer les bonnes pratiques professionnelles à l'aide du référentiel de l'HAS
- Mettre en place des actions correctrices et les appliquer au quotidien

Utiliser les outils appropriés
- Quels nouveaux outils sont aujourd'hui à votre service ?

Cas pratique
Avec les acquis de la formation, les participants définissent le profil de poste et la fiche de poste correspondant à leur fonction. Ce type de document permet de contractualiser le fonctionnement, les missions et les spécificités du secrétariat médical.

Faire le point sur l'évolution professionnelle
- Evoluer au sein de votre établissement : à quelles responsabilités pouvez-vous accéder ? Quelles possibilités de reconversion ?
- Travailler dans la fonction publique : quels concours pour quels recrutements ? Quelles possibilités d'avancement ?