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Formation  |
Secrétaire / Assistant(e)
Savoir travailler avec plusieurs managers
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Tarif formation : 1595 € HT (1907.62 € TTC)
Durée formation : 2 jours (14 heures) -
Lieu de la formation : Paris
Dates :11-12 juin 2012 ; 24-25 septembre 2012 ; 03-04 décembre 2012
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Organiser cette formation dans vos locauxObjectifs de la formation
- Définir ses priorités- Développer des méthodes et des outils pour être plus efficace
- S'adapter aux personnalités des différents managers
Le(s) formateur(s)
- Dominique CHARMES
formatrice en management, communication et développement personnel - Consultante
Les plus de la formation
« Deux journées enrichissantes, très bien organisées et qui nous apportent des pistes pour travailler avec plusieurs managers »Assistante de direction service client
Programme de la formation
Jour 1 de la formation :
Autodiagnostic : Évaluer le contenu de votre poste
Analyser son poste pour mieux l'appréhender
- Outils, intranet, agenda partagés… de quels moyens disposez-vous ?
- Découvrir les dysfonctionnements et leur chercher des parades
- Mettre en évidence les besoins des « clients internes »
- Comprendre les objectifs, besoins, motivations, valeurs et modes de fonctionnement de chacun de ses interlocuteurs.
Choisir les meilleures méthodes d'organisation pour être efficace
- Connaître les outils pour optimiser la gestion partagée du temps
- Agenda partagé, messagerie, planning et tableaux de bord... maîtriser les outils de gestion du temps
- Optimiser les tâches réalisées à plusieurs
- Assurer la fiabilité et la ponctualité dans la réalisation du travail
Cas pratique : Création d'un agenda d'assistant(e)
Apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes
- Evaluer les besoins de ses managers
- Délais, durée, faisabilité… : évaluer le « poids » de chaque tâche
- Analyser les processus et les tâches récurrentes pour créer des outils
facilitateurs
Définir et hiérarchiser ses priorités ainsi que celles de ses interlocuteurs
- Urgent ou prioritaire : déterminer le niveau d'importance de chaque chose
- Organiser la gestion des différentes tâches
- Savoir déléguer lorsque cela est possible
Jour 2 de la formation :
Bâtir une méthode de travail valable pour tous ses managers
Cas pratique : Construire un questionnement pour établir les priorités
Mettre en place une organisation personnalisée
- Installer des tableaux de bord accessibles à tous
- En expliquer les apports et les bénéfi ces aux utilisateurs
- Evaluer la satisfaction des clients internes et externes
Savoir communiquer et négocier
Mieux communiquer pour une plus grande efficacité
- Ecouter pour entendre et comprendre : savoir décrypter le discours des personnes
- Acquérir le réflexe de communication systématique et de mise en commun des informations
Mise en situation : Transmettre une information
Développer un bon relationnel dans l'équipe
- Comprendre les diverses personnalités et savoir s'adapter
- Etablir des relations de confiance dans l'équipe et avec vos managers
S'affirmer pour éviter les situations tendues
- Gérer les demandes contradictoires ou incompatibles, les conflits d’intérêts
- Savoir s’affirmer quand cela est nécessaire
Entraînement à la négociation
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A qui s'adresse cette formation ?
- Et tout(e) Secrétaire et Assistant(e) qui travaille pour plusieurs personnes, dans le cadre d'un secrétariat partagé, d'une équipe ou d'un service.
Pré-requis de la formation
Cette formation ne nécessite aucun pré-requis.