Gérer les archives sans être archiviste

Que veut dire archiver?
- Conserver les archives dans le temps
- Différences entre archivage, GED et sauvegarde

Les tableaux de bord de l'archivage

La chaîne de traitement archivistique
- Le cycle de vie de l'archive
- Prévoir pour ne pas subir

Les unités d'archives
- Quelles sont les différentes unités de mesure et de description?

Les locaux d'archivage: volume, sécurité...

Exercice
Echange entre les participants sur la gestion de salles d'archives : comment gérer les intrus

Le versement
- Le bordereau de versement
- La qualité du versement
- Le rôle de l'archiviste matériel et intellectuel
- Le registre des entrées : fonctions

Atelier
Les participants sont amenés à travailler sur des bordereaux de versements différents.

Les communications internes et externes
- La consultation : l'accès aux informations contenues dans des archives
- Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
- Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations : les règles à respecter

Evaluer les documents
- Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
- Le cycle de vie des documents

Exercice
Les participants étudient une liste de dossiers destinés aux archives: que faut-il garder et pourquoi?

Législation et réglementation
- Les principaux textes de référence pour le papier et l'électronique
- La notion de délai de conservation

Exercice
Les participants classent des intitulés de dossiers en ensembles logiques.

Elaborer une politique d'archivage
- Quel est le rôle de la politique d'archivage ?
- Les enjeux, les principes, les acteurs, les procédures et les outils
- La charte d'archivage

Le coût de l'archivage
- Coûts techniques et coûts d'organisation
- Place de l'externalisation

Atelier
Les participants énoncent, en petits groupes, les réponses à la problématique d'archivage d'une entreprise.

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