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Développement des compétences
 

Formation

N° de réf : PA12
Comundi

Gérer les archives sans être archiviste

Vous n'êtes pas un spécialiste de l'archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.

 

Rendez vous sur la formation "Gérer les archives sans être archiviste" pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d'archivage.

 
  • Tarif formation : 1795 € HT (2154.00 € TTC)
    Durée formation : 2 jours (14 heures)
  • Lieu de la formation : Paris
    Dates :
    03-04 octobre 2016 ; 08-09 décembre 2016 ; 15-16 mars 2017 ; 22-23 juin 2017 ; 02-03 octobre 2017 ; 12-13 décembre 2017

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Objectifs de la formation

Maîtriser les outils et les procédures d'archivage

Identifier les différents supports de stockage

Connaître les obligations légales de la gestion des archives

Le(s) formateur(s)


Les plus de la formation

  • Tout ce que vous devez savoir pour gérer de manière optimale vos archives

Programme de la formation

Jour 1 de la formation :

DECOUVRIR L'ARCHIVAGE : METIER ET CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Que veut dire archiver ?

- Identifier les documents dont on aura besoin demain
- Conserver les archives dans le temps
- Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

- Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
- Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
- Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traîtement archivistique

- Evaluer les documents
- Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
- Archives et documentation
- Original et copie
- Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

- Archives publiques et archives privées
- Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

CONNAITRE LES PROCEDURES & OUTILS DE L'ARCHIVAGE

Le versement

- Le bordereau de versement
- La qualité du versement
- Le rôle de l'archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

- La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
- Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
- Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

- La sélection des éliminables : règles à respecter
- Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
- Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Jour 2 de la formation :

ORGANISER UN PROJET D'ARCHIVAGE

Créer des outils adaptés

- Le tableau de gestion
- Les durées de conservation (DUA)
- Le plan de classement
- Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

Les locaux d'archivage

- Vocabulaire et règles d’organisation
- Estimer le volume d’archives
- Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

- Les locaux et le choix du matériel
- Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

ELABORER UNE POLITIQUE D'ARCHIVAGE

Focus sur l'archivage électronique

- Les supports d’archives dans l’environnement électronique
- Normes et premières notions de dématérialisation
- Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

- Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
- A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

- Comment le mesurer ?
- Choisir les bonnes options
- Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d'archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

Tiers archiveurs et prestataires

- Place de l’externalisation
- La sous-traitance
- Contractualiser avec un tiers : les points de vigilance


  • Ils ont déjà suivi cette formation
  • Technicien services généraux, Industriel
    «

    Clarté, simplicité, mise à disposition du savoir nécessaire à l'élaboration d'un projet.

    »

  • Assistante de direction administrative, financière et communication financière, Expert équipementier
    «

    Bonne pédagogie, bons échanges, apprentissage du vocabulaire adapté au cadre réglementaire de la profession et des enjeux hors de ce cadre réglementaire.

    »

  • Assistante de direction, Etablissement public
    «

    Cette formation est idéale car elle permet d'avoir  une connaissance « d'accroche » pour se lancer dans le travail. Elle permet de pouvoir bénéficier des notions de base qui ont été clairement expliquées  et encourage à commencer ou continuer dans l'archivage.

    »



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