Formation
N° de réf : OM22
Secrétaire / Assistant(e)
Renforcez votre efficacité au quotidien
-
Tarif : 1795 € HT (2146.82 € TTC)
Durée : 3 jours (21 heures30) -
Lieu de la formation : Paris
Dates : 15/12/2008; 18/02/2009; 27/04/2009; 10/06/2009; 14/09/2009; 30/11/2009
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Cette formation sur mesure dans votre entreprise
Objectifs de la formation
- Maîtriser les outils d'aide à l'organisation
- Mieux gérer votre temps et vos priorités
- Utiliser les Nouvelles Technologies de l'Information Le(s) formateur(s)
Isabelle JOUANIN PERIN
Directeur associé - Cabinet IJP RH
Catherine BERLIET
Les plus de la formation
« Formation dynamique. Des propositions de travail faciles à réaliser en pratique. J'en ressors motivée »
Secrétaire, IME
Programme de la formation
Mieux gérer vos priorités
Les principes de base d'une gestion du temps efficace
- Qu'est-ce que la gestion du temps?
- La loi de Pareto ou règle des 80/20
- Faire l'auto-diagnostic de son organisation personnelle
- Brainstorming sur les notions de gestion du temps, urgence, importance
La gestion du temps et des priorités
- Planifier des activités et des tâches en parallèle
- Choisir le bon moment pour chaque type d'activité
- Repérer les activités chronophages
Elaborer ses outils d'aide a l'organisation
Travaux de groupe : Outils d'aide à l'organisation
- Elaboration de vos outils d'aide à l'organisation en fonction de vos priorités de progression personnelles
- Choix de l'organisation la plus efficace possible en fonction de ses propres contraintes et de celles de son manager direct
Comment choisir et utiliser efficacement les outils d'aide à l'organisation
- Savoir être synthétique et efficace
- Messageries internes, Intranet, Internet... Connaître et tirer parti des NTIC
- Faire une recherche d'informations rapide et efficace
- Cas pratique : Elaboration de votre guide d'organisation personnel
- Savoir filtrer et hiérarchiser les informations
- Comment faire une recherche d'informations rapide et efficace
Méthode pour créer et/ou transformer un plan de classement
- Diagnostiquer ses méthodes de classement : facilité de mise en oeuvre, de suivi quotidien et de recherche
- Avoir une méthode simple et compréhensible par tous, sur ordinateur et sur papier
- Ajustement de votre plan d'actions personnel : Créer son propre tableau de bord (Cas pratique)
Renforcer l'efficacité du binôme manager / secrétaire
La gestion des priorités vis-à-vis de votre manager
- Autodiagnostic de la situation personnelle des participants
- Comment gérer un "patron stressé"
- Développer votre autonomie et devenir pro-active
- Réussir du travail en équipe : référentiel de compétences et fonctions, outils d'aide à l'organisation du travail en équipe
Les règles d'une action efficace
- Le tableau des règles de fonctionnement
- Organiser et gérer l'emploi du temps de votre manager
- Autodiagnostic de ses attitudes : Savoir demander, refuser, relancer votre manager, établir une relation gagnant-gagnant.
Affirmation de soi et communication
- Connaître le niveau d'exigence de votre (vos) manager (s) pour anticiper ses (leurs) attentes
- Mettre en place un "contrat de services" entre vous et votre manager
Les participants établiront leurs priorités de progression en termes d'affirmation de soi et de communication.
Afficher la totalité du programme de la formation « Renforcez votre efficacité au quotidien »
- Maîtriser les outils d'aide à l'organisation
- Mieux gérer votre temps et vos priorités
- Utiliser les Nouvelles Technologies de l'Information Le(s) formateur(s)
Isabelle JOUANIN PERIN
Directeur associé - Cabinet IJP RH
Catherine BERLIET
Les plus de la formation
« Formation dynamique. Des propositions de travail faciles à réaliser en pratique. J'en ressors motivée »
Secrétaire, IME
Programme de la formation
Jour 1 :
Mieux gérer vos priorités
Les principes de base d'une gestion du temps efficace
- Qu'est-ce que la gestion du temps?
- La loi de Pareto ou règle des 80/20
- Faire l'auto-diagnostic de son organisation personnelle
- Brainstorming sur les notions de gestion du temps, urgence, importance
La gestion du temps et des priorités
- Planifier des activités et des tâches en parallèle
- Choisir le bon moment pour chaque type d'activité
- Repérer les activités chronophages
Elaborer ses outils d'aide a l'organisation
Travaux de groupe : Outils d'aide à l'organisation
- Elaboration de vos outils d'aide à l'organisation en fonction de vos priorités de progression personnelles
- Choix de l'organisation la plus efficace possible en fonction de ses propres contraintes et de celles de son manager direct
Jour 2 :
Comment choisir et utiliser efficacement les outils d'aide à l'organisation
- Savoir être synthétique et efficace
- Messageries internes, Intranet, Internet... Connaître et tirer parti des NTIC
- Faire une recherche d'informations rapide et efficace
- Cas pratique : Elaboration de votre guide d'organisation personnel
- Savoir filtrer et hiérarchiser les informations
- Comment faire une recherche d'informations rapide et efficace
Méthode pour créer et/ou transformer un plan de classement
- Diagnostiquer ses méthodes de classement : facilité de mise en oeuvre, de suivi quotidien et de recherche
- Avoir une méthode simple et compréhensible par tous, sur ordinateur et sur papier
- Ajustement de votre plan d'actions personnel : Créer son propre tableau de bord (Cas pratique)
Jour 3 :
Renforcer l'efficacité du binôme manager / secrétaire
La gestion des priorités vis-à-vis de votre manager
- Autodiagnostic de la situation personnelle des participants
- Comment gérer un "patron stressé"
- Développer votre autonomie et devenir pro-active
- Réussir du travail en équipe : référentiel de compétences et fonctions, outils d'aide à l'organisation du travail en équipe
Les règles d'une action efficace
- Le tableau des règles de fonctionnement
- Organiser et gérer l'emploi du temps de votre manager
- Autodiagnostic de ses attitudes : Savoir demander, refuser, relancer votre manager, établir une relation gagnant-gagnant.
Affirmation de soi et communication
- Connaître le niveau d'exigence de votre (vos) manager (s) pour anticiper ses (leurs) attentes
- Mettre en place un "contrat de services" entre vous et votre manager
Les participants établiront leurs priorités de progression en termes d'affirmation de soi et de communication.
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- A qui s'adresse cette formation ?
- Secrétaire / Assistant(e) de Direction
- Secrétaire / Assistant(e) commerciale
- Secrétaire / Assistant(e) de projets
- Secrétaire / Assistant(e) d'équipe
- Secrétaire / Assistant(e) médicale
- Secrétaire / Assistant(e) d'élu
- Assistant(e) de fonction ou de département (marketing, achats, logistique, qualité, ressources humaines, communication, formation, finance)
- Secrétaire débutante
Pré-requis
Cette formation s'adresse aux Secrétaires, Assistant(e) ou Collaboratrices cherchant à améliorer l'organisation de leurs activités, leur gestion du temps et par conséquent, celle de leur(s) manager(s) direct(s).