Prévenir et faire face à l'absentéisme : les meilleures pratiques

COMPRENDRE L'ABSENTEISME POUR MIEUX AGIR

Absentéisme : de quoi parle-t-on ? A partir de quand peut-on parler de dysfonctionnement ?
- Distinguer absentéisme compressible et absentéisme incompressible, absentéisme structurel et social
- Mesurer les enjeux financiers, sociaux, managériaux et organisationnels de l'absentéisme

Evaluer les différentes formes et catégories d'absences
- Diagnostiquer les différentes situations d'absentéisme : maladie ordinaire, accident du travail, maternité, longue maladie, congé de longue durée...
- Choisir des indicateurs pour suivre le phénomène
- Quel regard peut-on porter sur le climat social, la santé des agents, l'organisation et la planification des temps de repos et de récupération
- Les indicateurs de base : taux de gravité, absentéisme par agent, durée moyenne, fréquence
- Réaliser le calcul de ces taux
- Le traitement de l'information : quelle saisie, par qui, quels calculs automatiser


INTEGRER LES IMPACTS DE L'ABSENTEISME ET CONSTRUIRE DES OUTILS DE SUIVI

Déterminer les coûts de l'absentéisme pour votre établissement
- Quels sont les coûts concernés : indemnités, opérations administratives, régulation des absences, perte de la qualité du service rendu au citoyen, lassitude des agents présents
- Comment mesurer les coûts subjectifs de l'absentéisme
- Comparer vos taux d'absentéisme par rapport aux taux moyens nationaux

Focus : comment a été déterminé l'effectif de votre service
Les participants sont invités à identifier les indicateurs existants sur l'absentéisme dans leur service et ce qui les caractérise

Construire vos tableaux de bord de contrôle et de mesure de l'absentéisme
- Principe et utilité du tableau de bord : comment rendre le tableau de bord facilement exploitable
- Déterminer les indicateurs pertinents pour votre service et votre établissement
- Comment présenter vos tableaux de bord
- Décrypter votre tableau de bord pour prendre les bonnes décisions

Cas pratique : concevoir un tableau de bord de mesure de l'absentéisme

Droits et obligations de l'employeur et des agents en matière de congés maladie et d'accidents du travail
- Les conséquences de l'absence sur le contrat : primes, indemnités, rémunération, congés
- Comment agir face au certificat médical de complaisance
- Les actions disciplinaires possibles
- Remplacement d'un agent malade par un CDD : les possibilités, les conditions
- Comment utiliser au mieux le contrôle médical


METHODE POUR REDUIRE ET PREVENIR L'ABSENTEISME

Mise en situation : comment faire face à un cas d'absence jugée «abusive» : la méthode d'entretien
- Organiser le retour de l'agent
- Préparer et structurer l'argumentaire de l'entretien
- Analyser le comportement de l'agent et les causes de l'absentéisme
- Créer un échange constructif
- Proposer des solutions à l'agent
- Envisager des sanctions

Agir pour réduire les absences : les étapes clés
- Rechercher et analyser les causes de l'absentéisme
- Déterminer un taux acceptable
- Analyser l'écart du taux réel par rapport au taux attendu
- Mettre en place des règles de fonctionnement des absences
- Valoriser le présentéisme

Utiliser le levier managérial pour réduire l'absentéisme
- Les leviers du manager pour mettre en oeuvre une stratégie de réduction de l'absentéisme sur le long terme
- Mener une réflexion sur la motivation et la mobilisation des agents

Cas pratique : identifier les leviers d'action les plus efficaces pour augmenter la présence de vos agents
- Agir sur la motivation et l'implication des agents : projets de service motivants, gestion des compétences, adaptation des postes et des temps de travail, formation de l'encadrement
- Etablir un partenariat efficace avec les médecins et les services de protection sociale ou d'assurance maladie dans le cadre de la prévention
- Les absences liées au stress ou au burnout : agir sur les causes, quels arguments évoquer
- Mener des entretiens avec les agents

Savoir communiquer sur le thème de l'absentéisme
- Quelle communication, quand et via quels supports