Réussir dans sa fonction d’Office Manager

Situer et asseoir sa position

Définir les rôles, missions et enjeux de l’office manager
- Office manager : le référent de l’entreprise, le lien indispensable entre tous
- Point sur les missions clés : gestion du service administratif,suivi du budget, des services généraux, achats, RH, Communication…
- Faire face à une multiplicité d’interlocuteurs et identifier leurs attentes
- Délimiter les niveaux de prise de décisions, les zones de responsabilités et les limites du poste

Brainstorming collectif
Faire le point, le bilan sur son rôle, ses missions et sa zone de responsabilité par rapport à l’équipe de direction, les autres assistant(e)s, ainsi que les autres acteurs de l’entreprise
• Où vous situez vous dans l’organigramme ?
• Quel lien avec votre responsable, l’équipe et les autres managers ?
• Comment vous positionnez vous : manager, coordinateur, rapporteur, responsable informel ?
• Qu’attend-on de vous ? lister les attentes de votre manager, de l’équipe de direction, des autres assistantes et membres du personnel administratif

Manager direct ou coordinateur transversal : Se positionner en tant que responsable et recueillir l’adhésion de son équipe
- S’affirmer dans sa fonction d’Office manager avec souplesse et fermeté
- Situer et assoir sa position et fixer les règles du jeu
- S’affirmer dans son rôle d’interface entre la direction et les clients internes et externes (gestion relationnelle des entités internes et externes)
- Instaurer un climat de confiance et de respect

Cas pratique : Prendre conscience de la nature de son équipe : contexte, degré d’adhésion, maturité, cohésion…
Chaque participant analyse des particularités de son équipe :
- Qui constitue mon équipe ? (Expérience, ancienneté, spécialisation, appréhension des projets…)
- Sur qui vais-je m’appuyer ? Analyser les compétences et les potentiels individuels
- Comment vais-je créer la cohésion ?
Animer et motiver l’équipe

Devenir l’animateur de l’équipe au quotidien : identifier son style et bien se connaître
- Qu’est-ce que « coordonner une équipe » ?
- Comprendre les enjeux et analyser les fonctionnements d’une équipe de travail : les fondamentaux du management
- Diagnostiquer son propre fonctionnement et repérer ses points forts / points d’amélioration
- Identifier les leviers de motivation et percevoir les freins de chacun
- Comprendre et analyser les composantes de son équipe
- Clarifier les rôles et contributions de chacun et répartir le travail selon les compétences et les potentiels

Cas pratique : Déléguer et responsabiliser
Jeu de rôle : Les participant réfléchissent aux moyens et méthodes de délégation : à qui déléguer ? comment ? pourquoi et quand ?

Organiser et gérer efficacement l’activité de son service
- Apprendre à fixer des objectifs individuels et collectifs pour impliquer tous les membres de l’équipe selon les compétences et les potentiels
- Etablir les responsabilités personnelles, le niveau et les zones d’autonomie
- Coordonner un projet de la conception à la réalisation
- Assurer un suivi qualitatif, effectuer un recentrage si nécessaire (Conception d’indices de satisfaction et de résultats par l’équipe elle-même)

Cas pratique : Choisir et utiliser ses outils de gestion et de suivi.
A partir des modèles proposés par la formatrice, chacun travail à la création de ses propres outils de gestion

Parfaire sa communication relationnelle
- Valoriser et renforcer l’esprit d’équipe
- Pratiquer l’écoute active favorisant la compréhension : proposer, faire adhérer, ne pas imposer
- Donner des directives, les faire respecter, oser féliciter, encourager, formuler une remarque, des exigences, recadrer…
- Tisser des relations interpersonnelles positives et adopter une attitude constructive et formatrice
- Prendre du recul
- Favoriser l’intégration des nouveaux membres de l’équipe

Cas pratique : solutionner les situations délicates
Ttechniques de communication pour « restaurer la sérénité propice au bon fonctionnement de l’équipe »

Jouèrnée d'Ateliers Métier : prendre en charge la gestion de sa structure

Atelier RH : Gérer l’administratif de l’équipe ou de la structure
- Les fondamentaux de la grh : le cadre administratif et juridique
- La gestion du temps de travail et des absences
- Professionnaliser ses entretiens

Atelier Achat / Services généraux
- Organiser, sélectionner et suivre les fournisseurs de l’entreprise
- Améliorer vos cahiers des charges
- Négocier avec un prestataire

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