Santé et sécurité en open space

Préambule :
Quel est l'historique de l'open space ? Pourquoi a-t-il une si mauvaise image ? Faire le point sous l'angle de la psychosociologie humaine.


INTEGRER LES SPECIFICITES ET CONSEQUENCES DU TRAVAIL EN OPEN SPACE

L'open space dans tous ses états : quels sont les différents types d'aménagements
- Connaître le vocabulaire : bureau collectif, partagé, paysagé, ouvert...
- Appréhender les espaces de travail par une approche métier : quels sont ceux qui s’y prêtent particulièrement

Etudes de cas : le pire et le meilleur de l'open space
Etude d'exemples de ce qu'il faut faire/ce qu'il ne faut pas faire.

Identifier les avantages et les risques de l'open space pour l'entreprise
- Meilleure communication et synergie entre les équipes
- Dégradation du climat social et/ou de l'ambiance de travail
- Baisse de productivité et de performance : difficultés à se concentrer...
- Augmentation des arrêts maladie, absentéisme...

Comprendre comment l'open space peut nuire à la santé psychique
- Quel est le ressenti des occupants sur l'open space : sentiment d’être surveillé, manque d’intimité...
- Quelles peuvent être les conséquences à plus ou moins long terme sur la santé psychique : stress, anxiété, dépression...
- Quels sont les impacts sur les relations interpersonnelles

Connaître les impacts de l'open space sur la santé physique des occupants
- Bruit, lumière, polluants intérieurs... : quelles sont les principales sources de nuisances
- Quelles peuvent être les conséquences sur la santé : fatigue, maux de tête, problème de dos, TMS, problèmes visuels...


CONNAITRE LES NORMES ET LA REGLEMENTATION EN MATIERE D'ESPACES DE TRAVAIL OUVERTS

Rappel : les obligations de l'employeur en termes de sécurité des salariés

Respecter la réglementation en vigueur pour les espaces de travail ouverts
- Que dit le code du travail en matière de ventilation et de renouvellement de l'air
- Qu'en est-il de l'obligation de sécurité concernant le dispositif d'évacuation des locaux

Prendre en compte les recommandations et normes en matière de santé au travail dans les open space
- Surface minimum par occupant
- Lumière naturelle et artificielle
- Acoustique
- Cloison
- Comprendre les enjeux différents lorsqu'il s'agit de réglementation ou de normes


REFLECHIR EN AMONT DES PROJETS D'AMENAGEMENT : ANTICIPER

Respecter les principes d'ergonomie pour optimiser les conditions de travail
- Maximiser le confort des occupants : bruit, lumière...
- Comment choisir les matériaux et le mobilier
- Travailler l'agencement de poste de travail selon les principes d'ergonomie
- Respecter les besoins sociaux fondamentaux de l'être humain

Imaginer différents types d'espace : créer de la convivialité, permettre de travailler à plusieurs ou de s'isoler
- Aménager des espaces de tranquillité où les salariés peuvent s'isoler et profiter d'un moment d'intimité
- Prévoir des espaces de travail individuels et collectifs : box, salles de réunions...
- Proposer aux occupants des espaces de convivialité pour souder les collectifs de travail

Accompagner le changement : une étape décisive et indispensable
- Pourquoi rencontre-t-on des résistances face au changement d'espace de travail
- Consulter les occupants : réaliser des enquêtes de besoins
- Impliquer les salariés : réaliser des visites témoins pour les aider à s'approprier les futurs locaux
- Expliquer et communiquer autour du projet en s'adaptant aux caractéristiques de la population (âge, culture, mentalité...)
- Apporter un accompagnement spécifique aux managers : quels conseils leur donner pour manager en open space
- Anticiper l'apparition de tensions ou de conflits au sein des équipes

Mise en situation : simuler une réunion du comité de pilotage pour discuter de problématiques liées au passage en open space

Mise en situation : simuler une négociation avec la direction


APPORTER VOTRE EXPERTISE LORS D'UN PROJET DE MISE EN PLACE D'ESPACES DE TRAVAIL OUVERTS

Intervenir aux moments opportuns dans le déroulement du projet de passage en open space
- Intégrer l'importance de la temporalité dans ce type de projet
- Quelles sont les étapes
- A quels moments pouvez-vous et devez-vous intervenir pour apporter votre point de vue et votre expertise

Les interlocuteurs en présence, leur rôle et valeur ajoutée
- Qui peut être impliqué : IRP, CHSCT, médecine du travail, responsable sécurité, responsable HSE...
- Comment travailler en équipe pluridisciplinaire
- Proposer la création d'un comité de pilotage : comment le créer, quelles missions lui donner
- Identifier le chef de projet et ses responsabilités
- Comprendre l'impact de la culture de l'entreprise en matière de relation sociale

Comment légitimer vos interventions
- Quels sont les arguments à présenter, notamment à la direction
- Comment donner du poids à vos arguments


POUR CONCLURE : LES AJUSTEMENTS APRES L'INSTALLATION

Adopter l'angle d'approche du « projet permanent »
- L'espace de travail ouvert est un système vivant : comment suivre et réguler son évolution
- Apporter régulièrement des ajustements
- Prendre en considération les problématiques de pérennité de tels projets et de confiance entre l'entreprise et les collaborateurs