Secrétaire de Mairie : acteur clé au sein de la collectivité

FAIRE LE POINT SUR VOTRE POSITIONNEMENT ET LES ENJEUX DE VOTRE FONCTION

Clarifier les compétences spécifiques de votre fonction
- Fonctions, niveau de responsabilité et positionnement : le point sur le statut et les carrières
- Analyser votre fonction à travers le référentiel métier pour en comprendre les spécificités
- Identifier la complexité du métier et son environnement
- Repérer les compétences acquises au préalable et transférables à votre fonction ou à l’évolution de votre carrière
- Etre au quotidien le soutien véritable des élus locaux : définir votre rôle auprès du Maire et évaluer la collaboration rendue exceptionnelle par la rencontre entre une profession et un statut d’élu
- Traduire les objectifs de l’élu en actions concrètes
- S’adapter à une nouvelle équipe municipale : transmettre son savoir et l’antériorité des dossiers en faisant abstraction de toute opinion personnelle

Définir votre périmètre d'intervention et établir la liste de vos missions
- Recenser les activités rattachées à la fonction à celles exclusivement administratives
- Conduire les affaires courantes de la commune par délégation des Elus locaux
- Rédiger les documents administratifs et techniques
- Mettre en forme et publier les délibérations, procès-verbaux et arrêtés sous la direction des élus municipaux
- Préparer les réunions et concertations publiques
- Gérer les ressources humaines
- Acheter dans le respect des règles des marchés publics
- Assimiler les nouvelles évolutions juridiques en gestion des collectivités territoriales décentralisées
- Renforcer votre efficacité et optimiser l’organisation de votre travail et celle de l’équipe municipale à l’aide d’outils visuels

Echanges entre les stagiaires
Quelles sont les problématiques liées à votre fonction ? Comment les solutionner ?


METTRE A JOUR ET UTILISER VOS CONNAISSANCES REGLEMENTAIRES DANS LE CADRE DE VOS ACTIVITES QUOTIDIENNES

Intégrer régulièrement les dispositions légales relatives au Code général des collectivités territoriales (CGCT) dans l'organisation de votre travail
- Respecter les délais et priorités en appliquant le CGCT : envoyer les documents dans les délais, planifier les réunions obligatoires, organiser les concertations en respectant les délais de publication, connaitre les règles d’affichage
- Vérifier régulièrement l’affichage afin de repérer les documents arrivés en fin de validité et les mettre à jour
- Appliquer la communication des collectivités en période préélectorale en intégrant les nouvelles règles 2010 du code électoral
- Associer vos tâches aux impératifs des élus
- Connaitre les dernières modalités de tenue des registres

Réussir la mise en oeuvre et le suivi de vos projets en sécurisant vos dossiers
- Instruction ou suivi de dossier : respecter la réglementation relative à l'urbanisme
- Tenir la liste électorale à jour, et organiser les élections dans la bonne application du code électoral
- Organiser le recrutement en suivant les règles du Centre de Gestion Administratif et en application du CGCT
- Préparer les dossiers de demandes de subventions, les dossiers d'enquête publique et de concertation en respectant les impératifs et dates butoirs
- Connaître les règles adaptées aux achats en respectant le code des marchés publics

Cas pratique
Répondre à la nécessité de recruter un agent technique polyvalent dans le respect des règles du CGCT

Quizz : Vrai ou Faux
Les participants travailleront sur des sujets associés aux règles de l’urbanisme, code électoral, code civil et CGCT à travers les réponses données reposant sur leur activité quotidienne


DEVELOPPER VOS COMPETENCES EN GESTION DE PROJET

Maîtriser les outils de gestion de projet pour organiser les activités de l'équipe municipale
- S’appuyer sur des outils de planification et des indicateurs pour organiser votre travail
- S’approprier les principes de base de la gestion du temps : délais, priorités, imprévus, Loi de Pareto, diagramme de Gantt…
- Coordonner et suivre les travaux du service technique en appliquant les 35h et en respectant les règles de sécurité du travail
- Encadrer et gérer une équipe d’agents municipaux, transmettre une consigne repérer les priorités et planifier le travail

Etude de cas
Organiser une réunion de conseil municipal et transmettre des informations préparatoires aux élus suivant un ordre du jour, rédiger et publier des PV et délibération en toute légalité.

Cas pratique
Organiser une procédure de concertation publique dans le cadre d’un projet local. Publier, mettre à disposition des registres et documents : quel rôle et quelle implication du secrétaire de Mairie (ce qu’il faut savoir, ce qu’il faut éviter) ?


RENFORCER VOS COMPETENCES EN COMMUNICATION ORALE ET ECRITE

Maîtriser les techniques de prise de note synthétiques et rédaction opérantes
- Choisir le style de prise de note qui vous correspond le mieux pour gagner du temps tout en recueillant les idées clés
- Analyser et synthétiser l’information sous l’autorité des élus locaux
- Rédiger et retranscrire les documents administratifs afin qu’ils soient compréhensibles de tous les administrés
- Mettre en forme les documents publiables (les arrêtés municipaux, délibérations, procès-verbaux et compte rendus) en respectant les normes et les obligations faites par le CGCT et le droit civil
- Maîtriser au quotidien les règles juridiques du droit civil nécessaires à la rédaction d’actes administratifs
- Publier les informations légales et ou obligatoires lors de concertation en respectant les délais impartis

Développer vos aptitudes d'interface : être le lien entre les administrés et les élus locaux
- Communication interne : savoir être facilitant tout en prenant du recul et en appliquant le devoir de réserve
- Etablir des relations de confiance et partager des valeurs communes
- Utiliser les techniques de base de la communication pour savoir structurer votre argumentaire, rassurer ou résoudre un litige, affirmer vos demandes ou vos réponses et savoir dire non
- Identifier les typologies de vos différents interlocuteurs, leurs styles de personnalités et faire face aux mécanismes de défense
- Faire preuve d’empathie tout en prenant du recul afin de vous préserver

Gérer les relations avec les usagers au quotidien et dans des contextes plus tendus
- Savoir accueillir le public au quotidien et lors de concertation
- Communiquer les informations indispensables aux usagers tout en connaissant les limites d’implication de votre fonction
- Surmonter les difficultés liées aux conflits et adopter la bonne posture
- Accueil du public et conflits relationnels : comment vous positionner ?
- Analyser les situations de conflits pour intervenir de manière appropriée et apaiser les tensions

Etude de groupe
Repérer sur des photos ou scènes projetées, les différentes typologies des interlocuteurs et pouvoir y associer le comportement adéquat