Optimiser votre budget formation

RAPPEL SUR LES IMPACTS DE LA REFORME

Les points de la réforme impactant le financement
- Evolution des dispositifs existants et nouvelles prises en charge : VAE, professionnalisation, portabilité du DIF...
- Vos nouvelles obligations en termes de contributions : où seront prélevés les 10% ?

Le FPSPP* : caractéristiques et implications
- Les impacts sur votre budget formation : de nouvelles obligations ?
- Les publics prioritaires concernés par le FPSPP : à qui va-t-il bénéficier ? Qui sera concerné parmi vos salariés ?
- Critères pour obtenir des financements via le FPSPP
(* FPSPP : Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels)

Cas pratique : Monter un dossier pour le FPSPP (selon l'évolution de la réglementation)

Comprendre l'évolution des opca et les conséquences sur vos remboursements
- Une nouvelle organisation : quels impacts sur la prise en charge ? Les délais ? Les conditions d'attribution ? Des critères plus stricts ? Vers plus de transparence ?
- Vos obligations vis-à-vis de votre OPCA
- L'OPCA partenaire : en quoi peut-il vous accompagner dans la gestion de votre budget ? Dans la sollicitation de financements ? Doit-il jouer un rôle de conseil, de veille ?
- Qui peut solliciter les opca interprofessionnels


EXPLOITER TOUS LES DISPOSITIFS DE FINANCEMENT EXISTANTS

Savoir rechercher et exploiter toutes les sources de financement
- Les autres financements externes : les conventions Engagements de Développement de l'Emploi et des Compétences (EDEC), les conventions de formation et d'adaptation du Fonds National de l'Emploi (FNE), le Fonds Social Européen (FSE), les aides locales...
- Quels sont les publics concernés ?
- Comment en bénéficier ?
- Comment monter un dossier ?

Elaborer un montage financier optimal : les bons réflexes
- Articuler les différents dispositifs existants pour optimiser les coûts : plan de formation, période de professionnalisation, DIF...
- Modulariser les actions de formation : scinder en différents modules qui trouveront chacun leur source de financement

Cas pratique : Travailler sur l'élaboration de plusieurs montages financiers

Mise en oeuvre de la réforme : être efficace dans la gestion des démarches administratives alourdies
- Intégrer vos nouvelles obligations aux process existants
- Mieux comprendre les modalités d'application
- Quels peuvent être les coûts supplémentaires dans votre budget dus aux nouveaux dispositifs ?
- La piste de l'externalisation : sous-traiter la charge administrative à un prestataire extérieur (OPCA ou société spécialisée) et se concentrer sur le rôle de conseil du service formation


AFFECTER LES BUDGETS DANS UNE LOGIQUE DE RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Faire le point sur les véritables besoins de l'entreprise : une logique de GPEC
- Mieux recenser les besoins pour mieux répondre aux attentes (outils : entretien annuel d’évaluation, bilan d’étape professionnel...)
- Impliquer les managers dans le processus de formation pour gagner en efficacité
- Engager des actions de formation à long-terme
- Mener une réflexion sur les métiers à risque dans l’entreprise

Mettre en adéquation le plan de formation avec les besoins de l'entreprise : mieux dépenser
- Anticiper les besoins futurs de l’entreprise et mettre en adéquation les compétences
- Identifier et définir les axes prioritaires pour l'entreprise en matière formation pour savoir comment investir
- Outils pour arbitrer et choisir les bonnes actions à financer
- Comment fixer des objectifs à une action de formation et des indicateurs ?
- Quand proposer une offre variée et individualisée ou une formation collective ?
- Les avantages du plan individuel de formation (PIF)

Donner de la valeur aux actions de formation
- Cursus complet, certifiant : comment les utiliser pour optimiser les coûts et valoriser les compétences acquises ?
- Pour quels types de formation privilégier l'intra ?
- Donner à une session intra un excellent niveau de qualité

Evaluer les actions de formation dans une optique de ROI
- Comment s'organiser pour réussir à obtenir un retour oral et donc plus pertinent de la part du participant ?
- Comment évaluer quand on manque de temps ? (utiliser les EAE, le bilan d'étape professionnel)
- Mesurer l'atteinte des objectifs
- Tirer les enseignements de l'évaluation pour mieux investir

Cas pratique : Définir les meilleurs indicateurs pour mesurer le retour sur investissement d'une action de formation


FOURNIR LA MEILLEURE PRESTATION AU MEILLEUR COÛT

Accompagner les salariés pour optimiser l'utilisation des dispositifs
- Adopter un rôle de conseil auprès des salariés : mieux communiquer pour que chacun profite des solutions existantes
- Sur quels budgets former les salariés très qualifiés et éviter leur départ ? (lutter contre l'obsolescence des connaissances, utiliser la formation comme motivation)

Maîtriser et réduire les coûts de la formation
- Choisir son prestataire de formation selon le meilleur rapport qualité/prix
- Identifier les différentes catégories de coûts et leur imputabilité au titre de la formation : achat, rémunération et temps de formation...
- Evaluer les coûts annexes : déplacement, hébergement...
- Outils pour maîtriser et réduire ces coûts
- Comment négocier avec les différents partenaires ?

Cas pratique : Mener une analyse de valeur du service formation pour réduire les coûts sur les différents postes

Exploiter de nouvelles ressources pour réduire les coûts de la formation
- Mettre à profit un centre de formation interne ou une université d'entreprise
- Développer l'e-learning et l'auto-formation
- Développer le tutorat et le mentoring