Les fondamentaux des Services Généraux

Notions essentielles pour situer les Services Généraux dans l'entreprise
- Quelle est la place des Services Généraux dans l'entreprise ? Qu'est ce qu'un client interne ?
- Mettre en place des bases solides pour renforcer l'image et le poids du service

Tour de table et réactions à partir de la question
Quelles sont, ou devraient être, selon vous, les fonctions essentielles des Services Généraux dans votre entreprise ?

Repérer les domaines couverts par les Services Généraux
- Comment ce périmètre varie-t-il selon les entreprises ?
- La sécurité des biens et des personnes : comment l'organiser ? Où faire sa veille réglementaire ? Comment tenir à jour le registre de sécurité ?
- L'immobilier : des travaux neufs à la maintenance et aux déménagements
- Les services supports : courrier, économat, accueil… comment favoriser la polyvalence ?
- Quel est le rôle des Services Généraux dans le CHSCT ?
- L'administration : gérer les budgets, les loyers, les assurances, la répartition de l'espace.

Cas pratique
Il s'agit d'intégrer, sur un site existant, occupé par l'entreprise, d'autres salariés actuellement excentrés, soit un transfert de 200 personnes. Etablir un plan d'action : tâches à prévoir, à qui faire appel ? Quels services seront touchés par l'opération ?

Appréhender le fonctionnement quotidien des Services Généraux
- Comment communiquer avec les clients internes ?
- L'importance d'une bonne organisation : quels moyens simples faut-il mettre en place pour suivre les différentes tâches et les dossiers en cours ?
- Quelles sont les procédures et les contrôles à organiser ?

Connaître les interlocuteurs clés des Services Généraux
- Comment les partenaires internes peuvent soutenir vos actions ? DRH, DSI, Contrôle de gestion, Comptabilité, Achats, Direction juridique
- Que pouvez-vous exiger de vos partenaires externes : syndics, sous-traitants...?
- Se poser comme le facility manager interne

Cas pratique
Le formateur présentera des exemples de tableau Excel à utiliser dans le suivi du quotidien : tâches récurrentes, dossiers en cours, suivi d'un chantier, planning de projet, management d'un collaborateur, suivi des budgets, etc.

Les Services Généraux, organe de contrôle indispensable
- Faire appliquer les réglementations
- Préparer et suivre les budgets : comment s'organiser ?
- Gérer et optimiser les m2 de l'entreprise : quels leviers d'action ?
- Mesurer les consommations et veiller à l'environnement
- Suivre les demandes des clients internes : quels outils mettre en place ?
- Comment planifier la charge générale et les projets ponctuels ?
- Qu'est ce que le plan d'entretien des locaux ?
- Gérer les relations avec le CHSCT
- Suivre et mettre à jour les procédures et les contrôles : où trouver l'information ?
- Comment mesurer la qualité du service rendu ?

Manager les Services Généraux
- Comment gérer votre équipe pour développer l'organisation, l'autonomie et la prise d'initiatives ?
- Comment faire évoluer les effectifs tout en préservant les compétences ?
- Quelles sont les risques juridiques, financier, d'image, liés à l'activité ?
- Moyens généraux ou facility management ? En quoi cela change-t-il la perception du métier ?

Comment vont évoluer les Services Généraux ?
- Une réglementation plus contraignante : comment rester en veille permanente ?
- Améliorer la productivité : quelles tâches peuvent être optimisées ?
- L'allégement des effectifs : un métier qui s'oriente vers le management des prestataires et la gestion des contrats
- La réduction des coûts : en période de crise, quels sont les leviers d'action ?
- En tant que responsable des Services Généraux, comment se positionner face à ces évolutions ?