Réussir votre audit et réduire les coûts de vos immeubles

Analyse du bail et recherche des coûts cachés
- Quelle est la surface exacte que vous louez ? Que vous utilisez ? Que vous payez ?
- Vérifiez les clauses de sortie du bail, notamment concernant l'état des locaux
- Déjouez le piège de la qualité de l'entretien des bâtiments dû au titre du bail
- Attention aux mots, tout se joue dans la rédaction des clauses


PREPARATION DE L'AUDIT ET VISITE DU SITE

Qu'est-ce qu'un audit des charges locatives ?
- Rôle des différents acteurs : propriétaire, locataire, expert…
- Dans quel cadre juridique s'inscrit un audit ?
- Quels sont vos objectifs, selon que vous êtes propriétaire ou locataire ?
- Quelle est la charge de travail impliquée ?
- Comment communiquer auprès de vos collaborateurs ?
- Comment convaincre collaborateurs et direction générale de l'utilité de l'audit ?

Rassembler les documents nécessaires à l'audit
- Liste des documents nécessaires. Qui fournit quoi ?
- Que devez-vous chercher dans les documents ?
- Cas spécifiques : IGH, ERP, bâtiments dans l'année de garantie, bâtiments sous garantie décennale

La visite du site à auditer
- Comment s'organise une visite de site ?
- Quels sont les objectifs de cette visite ?
- Quelles compétences requises ? A qui pouvez-vous faire appel en cas de besoin d'expertise technique supplémentaire ?

Cas pratique sur la visite de site
à partir d'un compte-rendu de visite modifié, retrouvez les éléments clés manquants


AUDIT DES CHARGES LOCATIVES : QUE RECHERCHEZ-VOUS ?

Comprendre la différence entre le budget, les appels des charges, et l'arrêté définitif des charges

Etablir le tableau comparatif des dépenses annuelles
- Harmoniser les décomptes des tableaux récapitulatifs des charges
- Détailler les postes « fourre-tout » et comprendre à quoi correspondent ces dépenses
- Séparer les charges conventionnelles des charges communes
- Repérer les anomalies des états des dépenses (3 à 5 ans)

Etude de cas
Les participants établiront un tableau comparatif à partir de 3 récapitulatifs et repéreront les anomalies

Comment traiter les informations, et les écarts éventuels, trouvés dans les documents ?
- Factures enregistrées deux fois
- Prestations facturées non réalisées
- Factures en contradiction flagrantes avec les termes du bail
- Y-a-t-il surconsommation anormale des fluides sans justification ?
- Imputions erronées de factures
- Factures portant sur des prestations inutiles
- Payez-vous des prestations en double ?
- Vos contrats de maintenance sont-ils bien dimensionnés ?
- Avez-vous payez des prestations supplémentaires dues au mauvais entretien du bâtiment ?

La visite chez le gestionnaire (Facility Manager)
- Rédiger un ordre du jour
- Préparer la visite en amont
- Quels documents pouvez-vous demander ? Estimer le délai pour compulser les factures et les commandes
- Organiser une réunion avec le chargé du projet

Jeu de rôles
Un groupe représente l'auditeur, et un autre groupe représente le facility-manager. A partir d'enjeux financiers repérés, chaque groupe devra négocier à son avantage
La formatrice aidera à trouver les bons arguments.


REDIGER LE RAPPORT D'AUDIT : ET APRES ?

Comment établir votre rapport d'audit ?
- Mettre en forme et rédiger le rapport : attention à l'expression
- Quelles pièces justificatives devez-vous joindre ?
- A qui destinez-vous votre rapport ?

Que doit comporter la conclusion du rapport d'audit ?
- Détailler les charges qui pourront faire l'objet d'un remboursement
- Proposer les dépenses à supprimer dans le prochain exercice
- Etablir un calendrier des appels d'offre à organiser
- Quel est le budget acceptable pour l'année à venir ?

Cas pratique
A partir d'un tableau de 3 années successives, avec des écarts de « trop facturés » : fabriquer un budget acceptable.

Actions à prévoir suite à l'audit des charges locatives
- Vous êtes propriétaire :
- négocier avec vos locataires la modification de certaines prestations (gardiennage, etc.)
- proposer la prise en charge de certaines dépenses par vos locataires
- prévoir des travaux pour réduire les charges
- Vous êtes locataire :
- charges à vous faire rembourser par vos propriétaires : attention aux délais légaux
- dépenses à supprimer dans le prochain exercice
- remboursement d'écarts des années précédentes
- demander l'engagement du propriétaire à financer certains travaux

Quelles actions pour avoir gain de cause ?
- La négociation
- La transaction
- La procédure judiciaire