Mener vos entretiens professionnels

Autodiagnostic : identifier les situations rencontrées lors des entretiens avec vos agents

Entretiens professionnels, d'évaluation... : cadre réglementaire et enjeux dans la fonction publique
- Le contexte de l’évaluation dans la fonction publique : quelles évolutions et obligations ?
- Passer d’une notation « figée » à une évaluation personnalisée
- Les enjeux de l'entretien d'évaluation pour le collaborateur, le manager, l’établissement
- Relier l’évaluation à la PFR
- Se servir de l’entretien pour piloter la performance
- Quid des décrets à l’Etat et de l’expérimentation dans la FPT de l’entretien professionnel
- Aborder la formation lors de l’entretien pour faire progresser vos agents

Méthode pédagogique :
Les points ci-dessous seront abordés en interaction avec les participants grâce à des exercices de mise en situation.


FIXER LES OBJECTIFS DE VOS AGENTS : BASE DE LA REUSSITE DES ENTRETIENS

Déterminer les différents objectifs de vos collaborateurs
- Analyser et fixer vos propres objectifs
- Mettre en cohérence les objectifs de votre service avec ceux de vos agents
- Distinguer les objectifs permanents des objectifs annuels
- Définir des objectifs pour les métiers techniques
- Fixer des objectifs clairs, mesurables et réalistes

Cas pratique : fixer des objectifs pour un agent
Les participants devront réfléchir et déterminer des objectifs fiables et justes pour un de leurs agents.


MAITRISER LES TECHNIQUES DE COMMUNICATION POUR REUSSIR VOS ENTRETIENS

Se comprendre et comprendre l'autre pour un entretien constructif
- Mieux se connaître pour mieux réagir en situation de face à face
- Réussir à vous positionner et à prendre confiance en vous
- Développer votre capacité d’adaptation
- Apprivoiser vos émotions : garder le contrôle
- Adopter la bonne attitude : « polir vos propos », rester courtois, éviter les mots de trop

Faciliter le dialogue pour mener un entretien profitable à tous
- Maîtriser le processus relationnel pour nourrir la discussion
- Interpréter les réactions verbales et non verbales
- Utiliser le regard et la voix pour rester connecté
- Aider l’agent à s’exprimer : utiliser l’empathie
- Pratiquer l’écoute active et reformuler pour bien faire passer votre message
- Gérer le temps de parole de chacun pour un entretien constructif


CONDUIRE L'ENTRETIEN D'EVALUATION PAS A PAS : MODE D'EMPLOI

Préparer l'entretien en amont pour créer les conditions de réussite
- Accompagner l’agent dans la préparation de son entretien
- S'appuyer sur les outils et supports existants : grille évaluation, circulaire ministérielle...
- Faire le point sur le périmètre du poste, les fonctions exercées, les nouvelles attributions qui ont enrichi la fonction : revisiter la fiche de poste
- Définir le contexte de l’année : faire le bilan des faits marquants
- Mesurer l'atteinte des objectifs de l’agent
- Identifier les points forts et les points à améliorer de chaque agent
- Fixer les objectifs de l'année à venir en lien avec la stratégie de l’établissement

Cas pratique : analyse et construction de grilles d'entretien

Introduire l'entretien et créer un climat de confiance
- Accueillir l’agent et le détendre : base de la réussite de l’entretien
- Poser un cadre de confiance et favoriser des règles du jeu constructives
- Rassurer l’agent et détecter les points de crispation ou de stress

Mise en situation : accueillir l'agent et introduire l'entretien
Grâce à une mise en situation, vous apprendrez toutes les techniques, les attitudes et les éléments à mettre en place pour créer les conditions favorables à un entretien constructif.

Inviter vos collaborateurs à formuler leur auto-évaluation
- Ecouter activement pour comprendre vos agents
- Questionner pour obtenir des compléments d'information

Apprécier la performance de vos agents
- Evaluer avec éthique et intégrité
- Faire le bilan des faits marquants de l'année
- Reconnaître et valoriser les points positifs : savoir féliciter vos agents
- Evaluer l'atteinte des objectifs de vos agents
- Formuler précisément les points forts et les axes d'amélioration

Construire l'avenir ensemble : fixer les nouveaux objectifs
- Savoir fixer des objectifs individuels simples, mesurables, atteignables, réalistes et temporels
- Co-produire les nouveaux objectifs pour obtenir l'adhésion
- Fixer les indicateurs de mesure des résultats
- Construire ensemble un plan d'action et déterminer les étapes intermédiaires sur un mode « projet »

Soutenir le collaborateur dans son projet professionnel pour le motiver
- Organiser une réflexion commune sur l’évolution du collaborateur et de ses projets
- Intégrer les demandes de formation
- Proposer des délégations de mission pour faire progresser l’agent

Conclure l'entretien d'évaluation de façon positive
- Valider et formaliser le plan d'action et les engagements réciproques
- Comment valoriser un collaborateur très performant dans le cadre du statut de la fonction publique ?
- Faire un feed-back constructif pour faire évoluer les comportements et les compétences


GERER LES SITUATIONS SENSIBLES EN ENTRETIEN

Avoir le courage de dire : comment aborder les points délicats
- Oser dire les choses : négatives ou positives
- Faire face aux critiques et aux résistances
- Réussir la négociation des objectifs

Faire face aux personnels difficiles avec sérénité
- Accompagner un agent ayant des problèmes personnels perturbant son travail
- Obtenir un engagement du collaborateur à rectifier son comportement en cas d’erreur
- manager un agent aux comportements difficiles : les « divas », le « revendicatif », le « toujours négatif », le « rebelle au changement »
- Impliquer un collaborateur qui refuse d’assumer ses responsabilités
- Recadrer un agent qui ne respecte pas les règles
- Gérer un écart de comportement : jusqu’où faut-il aller ?

CAS FIL ROUGE : MISES EN SITUATION ET ENTRAINEMENTS
A partir de l’autodiagnostic effectué en début de formation, vous vous exercerez à la conduite d’entretiens d’évaluation :
- Développer l'attitude adéquate en entretien en fonction de la catégorie, du cadre d’emplois et du grade de l’agent
- Intégrer les méthodes pour exprimer vos messages, pour vous imposer et pour vous positionner de manière adéquate face à l’agent
- S’entrainer à faire face, en entretien, au personnel difficile