Assistant(e) des marchés publics

Intégrer les spécificités de la fonction d'assistant(e) dans un service de commande publique
- Identifier les missions allouées à votre poste
- Cerner votre position au sein de votre établissement : par rapport au responsable des marchés publics, aux gestionnaires, au service juridique, au service finances
- Déterminer votre rôle auprès des partenaires externes : entreprises, préfecture, organismes de publication d'appel d'offres...

Appréhender les bases des marchés publics pour gagner en autonomie
- Intégrer les enjeux et principes fondamentaux des achats publics
- Identifier les différents types de procédures des marchés et les actions à mener pour leur bon déroulement :
- marché ordinaire et marché à bons de commande
- marchés à procédures adaptées
- accords-cadres
- Assimiler le rôle et fonctionnement des commissions et des organes de contrôle
- Préparer les étapes de la passation d’un marché avec le rédacteur du contrat
- Maîtriser le langage juridique des marchés publics à l'aide d'un glossaire

Cas pratiques : analyser des exemples de marchés
Le formateur présentera différents marchés et déterminera avec les participants les procédures les plus adaptées.

Optimiser l'organisation des procédures d'attribution des marchés
- Recenser les besoins auprès des services acheteurs
- Organiser et gérer la commission d'appel d'offres (pour les structures concernées)
- Récupérer les offres et présenter des rapports
- Mettre en oeuvre les plannings des différents marchés
- Mettre en place et utiliser des outils de suivi propres aux marchés publics

Cas pratique : préparer une commission d'appel d'offres (ou une commission d'attribution des marchés pour les établissements non concernés)
La formatrice présentera les étapes de l'organisation de la commission et les participants sauront :
- quels sont les éléments indispensables pour le bon déroulement de la commission
- qui est concerné
- comment compter son quorum
- comment rédiger un procès verbal rapidement

Communiquer et informer vos interlocuteurs de manière adaptée
- Filtrer et orienter les demandes externes et internes
- Savoir répondre aux demandes des candidats dans le cadre d’une consultation
- Communiquer avec diplomatie sur les résultats d'attribution
- Rédiger les courriers destinés aux candidats
- Se documenter et suivre l’évolution de la législation en matière de marchés publics

Cas pratique : répondre aux candidats à un marché
Les participants étudieront un marché et détermineront les réponses à donner aux différents candidats lors de la consultation et suite à la décision de la commission d’appels d’offres.

Cas pratique : préparer la notification
Les participants reprendront un exemple de marché pour en effectuer la notification avec acte d'engagement et lettre de notification.

Maîtriser la rédaction des documents
- Les points clés de la rédaction des avis d’appel public à la concurrence
- Etablir un rapport d’analyse des offres en collaboration avec le service en charge du marché
- Améliorer la rédaction des courriers, notes internes et compte rendus

Assurer le suivi administratif des marchés publics
- Réceptionner et ouvrir les plis
- Contrôle et suivi de la bonne exécution des marchés : reconductions, avenants, instruction des dossiers de sous-traitance
- Assimiler les notions de mandatement sur marchés, de paiement des avances, d'acomptes, de décompte général définitif et d'ordre de service
- Classer, ranger et archiver les documents : méthodes et obligations légales
- Comprendre les procédés de la dématérialisation

Cas pratique : établir un planning complet des marchés
Les participants définiront un planning des dates d'un marché :
- remise des offres
- convocation à la commission d'appel d'offres
- reconduction
- renouvellement
- notification