Réussir l'accompagnement du changement

Réorganisation de service, culture de la performance, restructurations... : les changements actuels propres au secteur public
- Changements culturel, organisationnel, comportemental : les typologies du changement
- Analyse et recommandations en cas de fusion de service, de mutualisation de moyens, de changement de statut, de restructuration...
- Déceler les différences de représentation entre ceux qui décident le changement et ceux qui le subissent pour un accompagnement réussi
- Analyser la position d'interface de l’encadrement entre les décideurs et les exécutants du changement
- Prendre en compte les différentes postures en présence dans le service public : résignation, courage, contournement, résistance larvée, culture publique, contraintes statutaires...

Analyser la situation et préparer le changement : 1ères étapes et outils de l'accompagnement du changement
- Détecter les faiblesses, les menaces et les risques liés au changement pour les éviter
- Formuler les opportunités pour le service et ses atouts pour identifier les facteurs de réussite du projet
- Utiliser des outils de préparation au changement : grille de lecture tirée de l’analyse stratégique et méthode du scénario idéal
- Anticiper les impacts et les conséquences possibles du projet de changement sur l’organisation

Comprendre les résistances au changement pour les surmonter
- Identifier les blocages des agents : peur du changement de mode de management, besoin de sécurité, de gratification, appréhension du danger réel ou fantasmé sur les carrières, les critères de promotion et d’avancement
- Intégrer les 7 étapes du deuil de la situation passée pour faire accepter le changement
- Affronter les résistances : les 4 attitudes dysfonctionnelles face au changement
- Réagir face aux objections des agents : comprendre les trois réactions habituelles face au stress inhérent à toute remise en cause

Donner du sens au changement pour faciliter l'adhésion
- Repérer à quel niveau le changement va déstabiliser l’agent: professionnel, personnel, social...
- S’appuyer sur le principe de continuité et de mutabilité de la fonction publique pour montrer le bien fondé de l’action de changement
- Désamorcer les interprétations toxiques, les rumeurs
- Afficher l’impératif d’adaptation aux évolutions pour favoriser une dynamique nécessaire à l’efficience de la puissance publique

Cas pratique : conduire une réunion de changement lors de la fusion de 2 services dans votre établissement
A partir de l'exemple d'un regroupement des services ordonnancement et mandatement dans une seule direction, au sein de la direction des collèges dans un conseil général, vous serez chargé de préparer et d’animer la réunion pour mettre en place le regroupement des personnels et des équipements.
- Un groupe d’observateurs analysera votre programme d’actions, leur enchaînement prévu puis la manière dont vous impliquez les agents dans ce regroupement qui bouleverse les habitudes.
- L’analyse sera faite sur la gestion humaine des ressources mobilisées et la pertinence des étapes de la démarche.


Réussir la communication tout au long de la démarche : élément essentiel à la réussite du changement
- Savoir communiquer au bon moment : les différentes étapes de la communication
- Utiliser des supports adaptés au service public, aux métiers concernés, au contexte particulier et aux échéances du changement : journal interne, brochure, lettre d’information...
- Eviter les pièges lorsque vous informez les acteurs, les décideurs, les partenaires
- Créer des outils de suivi pour évaluer l’impact de la communication
- Mettre en place des mesures d’adaptation en réponse aux réactions perçues pour ajuster votre communication

Afficher clairement la méthode de changement : facteur clé de succès pour faire adhérer les agents
- Faire un reporting régulier des difficultés rencontrées pour ajuster le processus de changement au bon moment
- Créer une culture commune et une nouvelle dynamique d’équipe : organiser des évènements exceptionnels
- Créer des outils de pilotage du changement : les 4 niveaux de tableaux de bords et leur pertinence suivant le type de changement
- Amener les agents à s’approprier les indicateurs stratégiques, opérationnels, qualité, économiques, calendaires... pour les sensibiliser au changement
- Traduire les instruments de pilotage stratégique en déclinaison opérationnelle pour faciliter l’adhésion des agents

Accompagner les agents sur le plan relationnel pour les rassurer
- Rassurer le cadre à partir d’une analyse sereine de la répartition de ses fonctions actuelles et du temps nécessaire pour conduire le changement
- Renforcer les procédures de délégation et de reporting pour développer l’autonomie des agents et leur intégration
- Tranquilliser les agents en utilisant les phénomènes de dynamique des groupes en situation d’insécurité
- Faire face aux résistances : prévenir et traiter les incidents de parcours pendant le processus sans arriver au conflit
- Etre à l’écoute de vos agents : repérer les besoins de concertation et de dialogue et intégrer les suggestions
- Développer les compétences professionnelles nécessaires au changement pour faciliter l’implication puis l’intégration de l’agent dans le processus
- Utiliser la formation comme outil d’accompagnement du changement

Cas pratique : mettre en place un processus global de changement
L'objectif est de faire accepter une mutation radicale des habitudes de travail par l’introduction d’un progiciel automatisant l’essentiel des tâches.
Pour cela les participants préparont leur méthode d’animation de la démarche de changement : étapes, modes de communication, outils de pilotage...
La mise en commun des processus de changement envisagés fera l’objet d'une synthèse sur les bonnes pratiques de préparation, de conduite et de suivi du changement

Impliquer les instances représentatives du personnel : gage de réussite du changement
- Préparer le CTP pour présenter de manière adéquate le changement
- Impliquer le plus tôt possible le CHS dans l’étude des impacts socio-organisationnels et ergonomiques du changement prévu
- Améliorer le dialogue avec les partenaires sociaux : méthode de négociation