Programme de la formation
Jour 1
INTEGREZ LE MEDIA SALON DANS VOTRE STRATEGIE DE COMMUNICATION
Selon quels critères participer à un salon ? Quel salon choisir ?
- Situation et évolution du marché des salons professionnels en France : chiffres clés, retombées économiques et évolutions récentes (rendez-vous d'affaires, outils de marketing direct...)
- Analyser le positionnement d'un salon : vendre, s'informer, se former, trouver des partenaires
- Comment construire une stratégie multi-canal : faire le point sur vos supports de communication actuels, identifier les avantages des salons par rapport aux autres médias
- Bien choisir le salon : identifier les thèmes potentiels, la renommée, les cibles et l'offre produit des salons
- Travailler en synergie avec l'organisateur en amont : organisation, plan média, supports de communication (Internet, marketing direct, communication expérientielle?)
Définir la stratégie de communication du salon
- Fixer l'objectif principal et les objectifs annexes de sa participation : vendre, prospecter, fidéliser, développer sa notoriété ou son image, lancer un produit, trouver des partenaires, motiver ses équipes, fédérer son réseau?
- Choisir les opportunités de contacts en fonction de ses objectifs : solutions de présence (stand, espace de réception VIP, bureau d'affaire), solutions business (rendez-vous d'affaires), solutions de marketing direct ou de publicité...
- Définir les cibles, les messages et offres à promouvoir
- Choisir l'emplacement, la surface d'exposition, le personnel nécessaire sur place, les supports de communication et de promotion
Déterminer le budget salon à consacrer et établir un rétro-planning annuel
- Quelles sont les composantes du budget ? frais d'inscription, coût de création du stand, frais de personnel, frais de promotion et d'organisation, frais de transport, assurance?
- Cas pratique : comment gérer et optimiser votre budget en fonction de vos objectifs et moyens ? A partir d'un cas concret, les stagiaires devront construire les différents éléments d'un budget.
- Planifier le projet : organiser les tâches, fixer des délais, choisir les outils de pilotage
- Exemples de plannings, check-lists, budgets
COMMENT GENERER DU TRAFIC ET TRANSMETTRE VOS MESSAGES ? LE PLAN DE COMMUNICATION ET LA STRATEGIE DE MARKETING DIRECT
Inviter les clients et prospects en amont : les actions de marketing direct
- Préparer la stratégie de marketing direct en fonction de la segmentation des cibles du salon: choisir les cibles prioritaires, les supports mailing, fax ou courriel?
- Concevoir l'argumentaire, choisir les fichiers et prestataires
- Organiser les invitations, relancer les invités, fixer des rendez-vous
- Exemples d'invitations et de relances
Attirer les journalistes sur le stand, générer des retombées presse
- Comment utiliser au mieux le service de presse du salon ?
- Préparer un communiqué de presse et un dossier de presse attractif : quelles informations communiquer ? Comment effectuer les relances ? Quelle place accorder à la créativité ?
Concevoir un stand percutant, se démarquer, transmettre vos messages
- Cas pratique : choisir les prestataires, définir le cahier des charges, évaluer la proposition de stand
- Quel type de stand choisir en fonction de ses objectifs et de son budget? Stand modulaire, packagé, sur-mesure?
- Aménager l'espace d'exposition : bien définir les différentes zones
- Renforcer l'impact visuel : les éléments clés pour concevoir et décorer le stand
- Les astuces pour communiquer avec un petit budget
Jour 2
Optimiser les relations avec les visiteurs et accroitre la fréquentation sur le stand
- Animation, jeux-concours, cadeaux, démonstration, ateliers thématiques, conférence : quels outils pour accroitre la fréquentation et assurer la qualité des contacts ?
- Cas pratique : mettre en place une animation. Quand mettre en place une animation ? Quels outils choisir en fonction de vos objectifs ?
- Gérer les visiteurs entrants : distinguer les prospects des clients, orienter le visiteur vers un accueil VIP?
- Comment qualifier les visiteurs : outils de CRM, cahiers de contacts, badges visiteurs, « goodies », bases de données?
Former les intervenants, impliquer les équipes
- Former le personnel sur le stand : exemple de brief salon et d'argumentaires commerciaux
- Informer les équipes commerciales, valoriser l'évènement auprès des salariés
- Respecter la réglementation en matière de sécurité et de responsabilité vis-à-vis des intervenants
CAPITALISER SUR L'EVENEMENT : SUIVRE LES CONTACTS, EVALUER LES RESULTATS
Transformer les contacts en résultats commerciaux
- Capitaliser sur le relationnel créé lors du salon et entretenir la relation initiée : l'importance capitale des sept jours suivant le salon, être réactif
- Relancer les visiteurs et répondre à leurs demandes : relance téléphonique, courrier de remerciements, utilisation des outils de CRM et de gestion de contacts
- Organiser et superviser le suivi : debriefer les commerciaux en interne
Etude de cas : Analyse d'une participation à un salon professionnel
Présentation des principales étapes d'un projet réalisé
La stratégie de communication, les outils de communication, l'animation du stand, le suivi des contacts et l'évaluation des résultats.
Commentaires sur les point forts et possibilités d'amélioration du salon
Les erreurs à éviter
Mettre en oeuvre une stratégie d'évaluation, mesurer le ROI
- Enjeux, objectifs et conditions de la mesure des résultats du salon
- Définir en amont les conditions de la mesure du ROI : collaboration avec les équipes commerciales, utilisation de la base de données clients et prospects interne, identification des critères de segmentation des visiteurs et des outils de mise à jour de la BDD?
- Faire un bilan de participation : évaluer la qualité et le nombre de contacts générés ainsi que la qualité du stand
- Mesurer le retour sur investissement : comment évaluer les ventes générées, valoriser les contacts et le chiffres d'affaires potentiel ?
- Exemples d'outils d'évaluation et de suivi : grilles d'évaluation, ratios, questionnaire de satisfaction
Définir les actions correctives et la stratégie future
- Mesurer l'écart entre les résultats et les objectifs initiaux
- Valoriser les résultats qualitatifs et quantitatifs auprès de la direction
- Définir les actions correctives à mettre en oeuvre
- Optimiser la stratégie future
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