Programme de la formation
Jour 1
Les attentes du lecteur
- Un accès simple, rapide, progressif et structuré à l'information
- Un tour d'horizon de la question, des développements thématiques, des sources complémentaires
- Un ou plusieurs besoins : repérer les thématiques, les axes forts, les volets à considérer, les usages de la synthèse
- Bien comprendre le « brief » en cas de demande explicite
Typologie des synthèses documentaires
- Synthèse bibliographique, résumé, dossier structuré, synthèse d'alerte,... : choisir la synthèse adaptée
- Avantages et inconvénients des différentes formes d'analyses documentaires
LA BOITE A OUTILS POUR ELABORER UNE NOTE DE SYNTHESE
Les 8 étapes à maîtriser
- Cerner la demande de l'utilisateur, hiérarchiser les besoins, définir le périmètre de l'étude,:
- Identifier et valider les documents-sources (crédibilité, fréquence de mise à jour, disponibilité, etc.)
- Sélectionner l'information en fonction des objectifs : chiffres, chronologie, éléments nouveaux, structurants ou périphériques, etc.
- Analyser et consolider les informations, éviter la redondance
- Maîtriser les techniques de prise de note : annotations, listing des points clés, structure, éléments à développer/creuser, etc.
- Organiser et hiérarchiser les idées : de l'énumération à l'organisation, prédéfinir son plan, l'amender si nécessaire, hiérarchiser les informations
- Rédiger avec clarté : rythme, concision, cohérence, simplicité, etc.
- Publier/diffuser : choix du format et du support, du mode de diffusion et/ou d'alerte
ETUDE DE CAS : Analyse critique de différents documents de synthèse
Les stagiaires étudient et analysent des documents de synthèse apportés par le formateur. Cette étude permet d'identifier points clés et les erreurs à éviter :
- Accès à l'information : présentation, hiérarchisation, introduction et/ou conclusion, etc.
- Structure
- Pertinence des contenus, des têtes de chapitres, des titres
- Volume : les capacités de mémorisation et d'exploitation
- etc.
Entraînements : développez votre esprit de synthèse
- Les plans-types : identifier le plan de différents documents, extraire l'idée force, valider l'ordre des informations
- Comment synthétiser le contenu des informations : distinguer l'essentiel du périphérique, isoler les redites et/ou recoupements, etc.
- Gérer son temps au cours de la production de la synthèse : définir les étapes, maîtriser ses forces et faiblesses, bâtir un premier jet
METHODE « GLISSEZ - DEPLACEZ » : comment élaborer votre plan de synthèse
A partir de divers documents, les participants maîtrisent les étapes clés d'élaboration d'une synthèse documentaire pour définir un plan pertinent. Le formateur expose la méthode du « glissez - déplacez » via deux logiciels :
Word et Office One Note
Jour 2
Ecrire pour informer, être lu et compris - Les fondamentaux de l'écriture informative
- La loi de proximité : l'art de toucher son lecteur
- Le message essentiel : éviter la dilution, se poser les bonnes questions
- Valider le sujet de la synthèse, les développements et leur traitement
- Rédiger avec clarté : le rôle des mots, des phrases et du rythme
- Les accroches visuelles et textuelles : importance des titres, sous-titres, chapeaux, intertitres, encadrés
- Ecrire concis, vite et bien
- Savoir rendre compte de données chiffrées
- Respecter les normes des références bibliographiques
CAS PRATIQUE : Production d'une fiche de synthèse
Les participants s'exercent à produire une fiche de synthèse : application de la méthode du «glissez-déposez», des techniques d'écriture et de structuration de l'information
FOCUS SUR LES SYNTHESES NUMERIQUES
Du papier à l'écran : quelles adaptations pour quelle valeur ajoutée
- Les spécificités de la lecture à l'écran (vitesse de lecture, accès à l'information, scanning, etc.)
- Les contraintes du support numérique (format, calibrage et capacités de mémorisation
- Les règles de l'écriture web : nature et rôle des liens hypertexte, découpage de l'information, typographie, etc.
- Ergonomie : les principes clefs à respecter
- Comment valoriser ses synthèses sur un site
- Mettre à disposition la recherche simple ou avancée dans l'ensemble des synthèses
La synthèse numérique : panorama des supports techniques
- Appréhender les solutions technologiques disponibles : formats HTML, XML, PDF, fils RSS, base de données...
La synthèse d'alerte : une veille au quotidien
- Identifier les spécificités de ce produit
- DSI, newsletter, synthèse d'alerte : comparaison et similitudes
Le Web 2.0 : de nouvelles possibilités de diffusion
- Identifier les bouleversements liés au passage au numérique
- Reconsidérer sa stratégie et innover pour créer un produit adapté aux lecteurs
- Utiliser un blog pour publier ses synthèses
- Comprendre et maîtriser les flux RSS
GERER VOTRE PROJET DE SYNTHESE DOCUMENTAIRE
Repérer les contraintes juridiques
- Droit d'auteur et droit de copie : du dossier documentaire à la synthèse, quelles sont les règles juridiques applicables ?
- Les spécificités de la mise en ligne : diffusez de l'information sur internet ou intranet en toute sécurité
Sélectionner ses prestataires
- Analyser l'offre des principaux acteurs du marché : agences de veille, sociétés de conseil en gestion de l'information documentaire
Conclusion
Les participants reçoivent une liste des caractéristiques à prendre en compte dans la mise en oeuvre d'une synthèse documentaire. Ils peuvent ainsi cocher les points qu'ils souhaitent approfondir ou revoir au cours de cette conclusion
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