Achats de prestations intellectuelles

Identifier les besoins et préparer l'acte d'achat des prestations intellectuelles


Appréhender les spécificités des achats de prestations intellectuelles
- Identifier les différentes familles d'achats de prestataions intellectuelles : informatique, conseil, publicité, intérim ...
- Définir une stratégie pour les achats de prestations intellectuelles et une politique d'achats par segment ou/et famille
- Comment procéder à la sélection et au référencement des fournisseurs de prestations intellectuelles ?

Répondre aux besoins des prescripteurs internes
- Comment renforcer la collaboration entre acheteur et client interne ?
- Savoir identifier les fonctions prescriptrices
- Connaître les documents de référence

Maîtriser le processus d'élaboration du cahier des charges
- Procéder à l'analyse fonctionnelle de la prestation
- la fonction de service
- la fonction d'usage
- la fonction d'estime
- Garantir des délais d'exécution convenables
- Analyser les besoins en :
- qualité
- maintenance
- documentation
- Réaliser l'inventaire des équipements
- Négocier les conditions d'exécution
- Intégrer les enjeux relatifs à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail
- Mettre en place des garanties

Diffuser les procédures achats dans l'entreprise
- Faire respecter les contrats-cadres auprès des clients internes
- Comment convaincre les clients internes de travailler avec les fournisseurs selectionnés ?

Cas pratique : Elaborer le cahier des charges d'une prestation d'infogérance
A partir d'éléments proposés par le formateur, les participants élaboreront les différentes étapes du cahier des charges :
- Rédaction d'un cahier des charges pour une SSII
- Définition des objectifs poursuivis
- Identification des résultats attendus
- Mise en oeuvre des critères de performance
- Déploiement des outils de mesure

Préparer l'appel d'offres
- Identifier les fournisseurs potentiels
- Sélectionner les fournisseurs aptes à participer à l'appel d'offre
- Définir le règlement et les délais de l'appel d'offres
- Déterminer une politique achat : one shot, contrat unique, multi-sites, répartition des risques et des enjeux

Cas pratique : Correction et amélioration d'un appel d'offres d'une prestation de conseil


Maîtriser les procédures et les risques juridiques liés à l'achat de prestations intellectuelles


Sélectionner le fournisseur
- Evaluer les fournisseurs
- Préparer les négociations
- Choisir le titulaire
- Organiser la mise en place et le suivi du contrat

Cas pratique : Comment décomposer les devis de vos fournisseurs ?
A partir d'une offre de prestation présentée par un fournisseur, les participants tenteront d'analyser les coûts cachés et d'identifier l'étendue réelle de la prestation.

Évaluer les risques juridiques liés aux achats de prestations intellectuelles
- Protéger votre entreprise contre les risques liés à la propriété intellectuelle et industrielle
- Prévenir la mise en cause de votre responsabilité :
- Sous-traitance
- Délit de marchandage
- Travail clandestin

Cas pratique : Comment se prémunir contre la mise en cause de votre responsabilité
A partir d'éléments présentés par le formateur, les participants analyseront les clauses à intégrer aux contrats d'achats de prestations intellectuelles afin éviter la mise en cause de leur responsabilité

Contrôler, suivre et mesurer le service rendu


Contrôler l'exécution du contrat
- Connaître les dispositions du décret du 20 février 1992 relatif au respect des règles d'hygiène et de sécurité par le prestataire
- Déployer des dispositions de suivi
- Adapter le reporting
- Mettre en place un contrôle économique et financier
- Assurer le contrôle technique et le suivi qualité
- Anticiper les litiges

Cas pratique : Développer un système de suivi d'un contrat d'infogérance

Construire le tableau de bord de suivi de la prestation
- Mettre en oeuvre des rapports d'activité
- Développer des indicateurs de suivi
- Elaborer le tableau de bord de la prestation intellectuelle

Mesurer la qualité du service rendu
- Réaliser des enquêtes satisfaction client
- Organiser des réunions périodiques
- Mettre en place une revue de contrat
- Comment procéder à la réception des prestations
- Mesurer les écarts

Cas pratique : Mesurer la satisfaction du client interne