Programme de la formation
Jour 1
POSITION, ROLE ET MISSIONS DES SERVICES GENERAUX
Comprendre la position des assistants et collaborateurs des services généraux aujourd'hui
- L'évolution des services généraux dans l'entreprise
- La position des services généraux : des missions en adéquation aux stratégies d'entreprise
- Comprendre la répartition des rôles : assistante, responsable et collaborateurs,...
Développer votre rôle d'interface et les moyens gérés par les services généraux
- Logistique, services,... : quel impact sur le climat social
- Repérer les moyens gérés et les différences constatées dans les entreprises
- La réduction des coûts, une mission devenue primordiale
Identifier vos grandes missions au sein des services généraux
- Organiser, gérer, prévoir, contrôle, négocier, communiquer
- Savoir transférer des compétences acquises pour renforcer votre efficacité
OUTILS ET TECHNIQUES DE COMMUNICATION
Cas pratique : Réaliser un auto-diagnostic de vos qualités de communicant(e)
Communiquer efficacement pour améliorer vos relations avec vos interlocuteurs
- Rôle et place de la communication dans l'activité des services généraux
- Comment mieux communiquer avec les autres :
- Les principes généraux de la communication
- Reformulation
- Savoir dire non
- Connaître les différents niveaux d'exigence en interne et en externe
- Savoir désamorcer un conflit
- Agir avec assertion
Cas pratique : Elaborer différents outils et supports de communication
Les participants réalisent des outils de communication leur permettant de mieux gérer l'information concernant leurs activités : enquête de satisfaction, procédure d'utilisation, note d'information,...
Jour 2
OUTILS ET MOYENS A METTRE EN OEUVRE POUR RENDRE VOTRE TRAVAIL PLUS EFFICACE
Organiser des plannings, Gantt et outils visuels pour améliorer votre réactivité et le suivi des activités du service
- Mettre en oeuvre des outils de travail personnalisés à partir de cas concrets
- Utiliser des outils d'organisation fiables et performants
- Gérer les priorités et garder du temps pour les imprévus
Exercices pratiques
Suivant des cas concrets, mise en oeuvre de planning de suivi d'activité, de planning d'équipes
Cas pratique : Construire vos tableaux de bord
- Les participants définissent des indicateurs fiables pour élaborer des tableaux de bord
- Grâce à une méthodologie organisée autour de 7 étapes (identifier, définir, consulter, préparer, analyser, comparer, contrôler), les stagiaires construisent leurs propres tableaux de bord
ELABORER VOTRE CAHIER DES CHARGES
Analyser précisément les besoins des produits et services recherchés par votre entreprise
- Prévoir l'évolution des consommables et des prestations
- Anticiper et analyser pour éviter les surcoûts ou surconsommations
- Mettre en place des indicateurs fiables et des tableaux de bord pour suivre la consommation de l'entreprise
- Maîtriser les outils et techniques de construction du cahier des charges
- Construire des bases de données
Exercices d'application
Les stagiaires appliquent étape par étape les méthodologies enseignées pour élaborer des cahiers des charges
Mener la négociation pour garder l'avantage
- Définir les principaux objectifs de la négociation
- Hiérarchiser les intérêts pour ne pas transiger sur les points fondamentaux
- Utiliser la règle des 4 C pour bien négocier avec un client interne ou un fournisseur
Exercices d'application
Les participants réaliseront des exercices de négociation, en alternant la position d'acheteur/vendeur, et mettront en pratique les stratégies abordées avec la formatrice
Journée complémentaire
Comprendre la politique de la sous traitance
- Faire ou faire faire ?
- Analyser le besoin exact et le communiquer aux sous-traitants
- Répondre au juste besoin par le juste coût
- Suivre la sous traitance au quotidien : outils et méthodes
Optimiser les surfaces dans l'entreprise
- Mettre en oeuvre un déménagement en tenant compte de toutes les contraintes et étapes successives
- Mettre en place des outils de visualisation performants (planning, tableau de bord) pour optimiser les surfaces, pour réussir un déménagement, pour suivre les travaux
Exercices d'application
Les participants construiront des outils adaptés à leur problématique pour planifier un déménagement et suivre des travaux.
Mettre en place les éléments essentiels pour organiser la sécurité des biens et des personnes de votre entreprise
- Connaître les principales obligations légales
- Identifier les menaces qui pèsent sur l'entreprise et sur lesquelles les services généraux doivent agir
- Sensibiliser les salariés en adaptant sa communication aux sujets sensibles pour bien faire passer le message
Organiser la mise en oeuvre de l'évacuation
- Mise à jour des documents permettant le suivi de la sécurité dans l'entreprise
- Information et formation obligatoires
- Organiser un exercice d'évacuation
Exercices d'application
Les participants organiseront un dispositif de sécurité à partir de plans d'immeuble proposés par l'animatrice
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