Programme de la formation
Jour 1
REUSSIR LE MANAGEMENT STRATEGIQUE DE L'INFORMATION
L'Information-Documentation : un secteur d'activité en pleine mutation
- Les évolutions au cours des 20 dernières années : étapes, enjeux, risques
- Passer de la documentation à la gestion de la connaissance : fonction IDC
- Les multiples approches et positionnements du management de l'information
- La valeur ajoutée de la médiation documentaire
Intégrer l'impact d'Internet sur la documentation
- Le document numérique hypermédia en réseau et ses conséquences sur les pratiques documentaires
- La nécessité de penser et réussir le changement des dispositifs documentaires
Le management des services d'information et de documentation aujourd'hui
- La conception de l'offre ou gamme de produits
- La production au quotidien : "l'usine documentaire"
- La gestion des moyens et de l'économie de la documentation
- Développer une approche managériale et non pas technicienne de la documentation
Positionner stratégiquement la documentation dans l'entreprise
- Les missions, la politique, les objectifs de la documentation
- L'alignament stratégique
- Les cibles de clientèle et leur hiérarchisation
- Les partenaires et les réseaux de collaboration
- Les clients, usagers et leurs besoins : une approche stratégique
- La charte de la documentation : plan stratégique et plan d'action
Le "Management par la Valeur" : innover pour améliorer votre compétitivité
- La 'Valeur' ou comment mettre en relation services rendus et coûts
- Les différentes stratégies de valorisation et de création de valeur
- La conduite du changement et l'innovation en documentation
Les cas pratiques
Des micros-études de cas, tirées d'exemples réels, seront présentées de façon à bien illuster les propos.
Jour 2
CONCEVOIR, AMELIORER ET RENDRE PERFORMANTE VOTRE OFFRE DE PRODUITS DOCUMENTAIRES
Définir votre offre de services et concevoir une gamme de produits adaptés
- Les divers produits et services à proposer
- L'évaluation et la re-conception des produits et services existants
- Le marketing documentaire et la promotion du service
- L'accompagnement de la clientèle et sa formation
L'approche fonctionnelle pour bien adapter les produits aux besoins
- Savoir penser 'fonctions' au delà des solutions
- Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) pour innover
ILLUSTRATION : Exemples de démarches originales de conception de produits documentaires
Comment mobiliser efficacement les ressources documentaires
- Les fonds documentaires propres : politiques d'acquisition et d'élimination
- Les ressources externes et l'externalisation des activités documentaires
- La "documasse" interne : comment l'appréhender
Assurer la production documentaire : réussir la mise en oeuvre efficace des ressources et moyens
- Les politiques d'acquisitions, de traitement et de conservation des documents
- Les hommes, les équipes, les locaux, les équipements
- Les moyens techniques spécifiques, les nouvelles technologies
- Les chaînes d'activité et l'organisation du travail
- L'allégement des processus de production documentaire grâce au numérique
Evaluer la performance de votre service documentation
- La maîtrise des temps dans les processus d'information
- Les coûts et les prix de l'accès à l'information
- Le budget, les ressources financières
- Les dispositifs de contrôle et d'évaluation
Jour 3
METTRE EN PLACE LE TABLEAU DE BORD DU SERVICE DOCUMENTATION
Rôle et fonctions des tableaux de bord
- Fonctions, rôle et place des TBB dans le dispositif de pilotage
- Différences avec les autres documents de gestion
- Les différents usages du tableau de bord : information, pilotage, définition des objectifs, communication interne et externe
Définir les indicateurs de vos TBB
- Typologie des indicateurs : activités, performances, qualité
- Exemples d'indicateurs et méthodes de sélection
- Les documents normatifs existants
ATELIER : Quels indicateurs pour votre propre service documentation ?
Caractéristiques et fonctionnements du tableau de bord
- Les facteurs clés du tableau de bord : dynamique, sélectif...
- Structurer ses tableaux de bord et définir les bonnes périodicités
- Choisir le mode de présentation des indicateurs
L'exploitation et l'animation du tableau de bord
- Exploiter les résultats et enclencher des plans d'action
- Utiliser les résultats pour les rapports d'activité du service
- Intégrer les collaborateurs au projet
ATELIER : Etude de cas sur un service documentation d'une collectivité locale : quels tableaux de bord ?
ATELIER : Quel tableau de bord pour votre propre service documentation ?
- Les facteurs de réussite et les freins à éviter
Mettre en oeuvre et formaliser vos tableaux de bord
- Recenser les objectifs, les axes de performance et les facteurs critiques du service documentation
- Elaborer le cadre d'analyse de l'activité du service documentation
- Définir les objectifs et la structure des tableaux de bord
- Organiser la collecte des données
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