Objectifs de la formation - Maîtriser les outils et les procédures d'archivage
- Identifier les différents supports de stockage
- Connaître les obligations légales de gestion des archives
Programme de la formation
Jour 1
Animé par Marie-Anne CHABIN
ENJEUX ET CONTRAINTES
Que veut dire archiver ? - Identifier les documents dont on aura besoin demain
- Sécuriser l'information
- Conserver les archives dans le temps
- Différences entre archivage, GED et sauvegarde
Evaluer les documents - Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
- Original et copies
- Le cycle de vie des documents
Exercice Les participants seront confrontés à l'image d'une armoire remplie de boîtes diverses : comment procéder pour analyser et trier le contenu de la façon la plus efficace
L'environnement électronique - Le passage du papier à l'électronique pour la production, la diffusion et le stockage de l'information
- Redéfinition du support d'archive dans l'environnement numérique
Législation et réglementation - Contraintes de l'entreprise
- Les principaux textes de référence pour le papier et l'électronique
- La notion de délai de conservation
- Les principaux délais légaux
ORGANISER UN PROJET D'ARCHIVAGE
Elaborer une politique d'archivage - Quel est le rôle de la politique d'archivage
- Les enjeux, les principes, les acteurs, les procédures et les outils
- Les référentiels de conservation
Panorama des normes - La norme ISO 15489 sur le Records Management
- La norme européenne MoReq
- Le modèle OAIS
- La norme NF 42-013
Le coût de l'archivage - Coûts techniques et coûts d'organisation
- Mise en place d'un système d'archivage et reprise de l'existant
Atelier Les participants sont invités à énoncer, en petits groupes, les réponses à la problématique d'archivage d'une entreprise (exemple fictif basé sur un cas réel).
Jour 2
Animé par Aline LOBUT-MADER
MAITRISER LES OUTILS D'ARCHIVAGE
Les tableaux de bord de l'archivage - Gestion et stockage
- Que faut il maîtriser
La chaîne de traitement archivistique - Le cycle de vie de l'archive
- Prévoir pour ne pas subir
Les unités d'archives - Quelles sont les différentes unités de mesure et de description
- La cotation
- Les unités de conditionnement
Les locaux d'archivage - Vocabulaire et règles d'organisation
- Comment estimer le volume d'archives
- Récolement de l'existant documentaire
- Assurer la sécurité des locaux
Les référentiels - Référentiels de durée de conservation
Exercice Echange entre les participants sur la gestion de salles d'archives : comment gérer les intrus
CONNAITRE ET APPLIQUER LES PROCEDURES DE LA CHARTE D'ARCHIVAGE
Le versement - Le bordereau de versement
- La qualité du versement
- Le rôle de l'archiviste matériel et intellectuel
- Le registre des entrées : fonctions
Atelier Les participants seront amenés à travailler sur des bordereaux de versements différents.
- Mise sur pied d'un modèle de bordereau adapté aux préoccupations de chaque stagiaire.
- Elaboration d'un registre des entrées.
Quelques situations seront commentées en groupe.
Les communications internes et externes - La consultation : l'accès aux informations contenues dans des archives
- Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
- Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité
Les éliminations - La sélection des éliminables : règles à respecter.
- Le bordereau d'élimination et la trace des éliminations
- Les destructions : comment et par qui
Synthèse générale Conclusions et recommandations
apportées par la formatrice
Cette formation est une présentation des outils, méthodes de travail permettant de gérer vos archives au quotidien. Aucun pré-requis particulier n'est demandé.
